一、年鉴编纂出版工作的指导思想和总体要求
（一）指导思想
指导思想是年鉴的灵魂，是年鉴编纂出版工作的行动指南。年鉴编纂出版工作的指导思想可以从以下三个方面来理解和把握。
首先，要坚持正确的政治方向。坚持政治的严肃性和正确性，是年鉴编纂出版工作最首要的保证。年鉴的全部内容都要完全符合党和国家的路线、方针、政策，坚决和中央保持一致。现阶段，最根本的就是要高举中国特色社会主义伟大旗帜，以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导。年鉴编纂出版工作必须遵守国家关于保密、著作权、出版、广告等方面的法律、法规或规章，遵守党和国家关于民族、宗教和对外关系等方面的法规或政策，维护国家利益、民族团结和社会稳定。年鉴中不得含有下列内容：反对宪法确定的基本原则的；危害国家统一、主权和领土完整的；泄露国家秘密、危害国家安全或者损害国家荣誉和利益的；煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结，或者侵害民族风俗、习惯的；宣扬邪教、迷信、赌博、暴力的；侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的；危害社会公德或者民族优秀文化传统的；法律、法规和国家规定禁止的其他内容的。涉及国家安全、社会稳定等重大问题，法律、法规及政策未作规定的，要经由有关部门审查把关，正确把握记述尺度。
第二，要坚持严格的质量标准。要始终坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法，从本质上、整体上和发展上去反映事物。信息资料要真实地反映客观事物的本来面目，既不溢美，亦不饰非，经得起历史的检验。同时，要坚持年鉴编纂“全”“准”“新”“精”“特”“鉴” “便”等编鉴工作的基本要求。“全”就是资料全面，内容完备；“准”就是所记述信息、观点、逻辑要正确、系统；“新”就是信息要新，反映记述年度事物发展变化的最新状态；“精”就是表述要精炼，言简意赅；“特”就是要有特色，突出地方或专业特色，不能千鉴一面；“鉴”就是要具有鉴戒作用；“便”就是要方便读者查阅，为读者提供指导性信息。
第三，要坚持社会效益第一的观点。年鉴编纂出版工作的重要性、必要性、可行性，最终体现在年鉴的实用性、适用性和实际使用上。因此，编纂出版年鉴要增强为大众服务的意识，扩大年鉴功能内涵,从内容到形式保证其可读、可信、可用。年鉴的读者一般为领导者、决策者、经营者、国内外同行、科研人员、教师、学生、编史修志人员和其他有关读者，因此，年鉴的编纂出版始终要围绕这些读者群体设置框架和组织资料。
（二）总体要求
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》第六条规定：“年鉴编纂出版应做到：观点正确，框架科学，资料翔实，记述准确，编写规范，编辑出版符合国家有关标准。”可以说，这是地方综合年鉴编纂出版工作的总体要求，同样也适用于专业年鉴的编纂出版工作。
另外，年鉴作为“年刊”，不论是综合年鉴,还是专业年鉴，其记述的时空范围的要求都是一致的。时间范围原则上以上一年度1月1日至12月31日为记述时限（为保证记事的完整性和连续性，对少数事物的起源或发展可适当上溯或下延）；空间范围原则上以上年度行政区划（领域、行业、部门）为限（为保证记事的完整性，对部分与其他行政区域、领域或行业、部门有高度联系性的事物可适当拓展）。
二、年鉴的框架
（一）年鉴的框架结构
年鉴的框架是全书内容和结构的总体设计，是年鉴的基本结构。框架是承载年鉴资料的主体骨架，框架设计对年鉴内容的选择和安排具有决定性作用，其任务有三：一是贯彻年鉴的体例；二是框定年鉴的内容；三是明确信息资料的归属和层次。年鉴的框架，简单地说就是篇目体或章目体结构。年鉴主体一般分为3～4个层次。如按3个层次分，一般分为篇目、栏目（类目）、条目，有的人也将其称为栏目、分目和条目；如按4个层次分，一般分为篇目、栏目、分目、条目，有的人也将其称为栏目、分目、子目（次分目）和条目，还有的人称之为类目、栏目、分目、条目等。框架结构要符合年鉴体例，就要做到结构栏目化，主体内容条目化。
（二）年鉴框架设计要求
年鉴框架设计也就是年鉴栏目设置。由于年鉴的框架承载着年鉴的体例和内容层次，所以其设计有着其特殊的要求。
１．为现实服务。适应读者的需要，是框架设计的首要原则。年鉴应收录哪些资料，这些资料应当占多大比例，以什么形式推出这些资料，都首先要考量读者的需要。
２．内容完备。年鉴框架应涵盖年度内本行政区域（领域、行业、部门）的基本情况，做到全面。
３．结构合理。年鉴框架应分类科学，层次清晰，领属得当，编排有序，做到系统。
４．突出年度特点和地方（专业）特色。应从本地区（专业）的实际情况出发，设计具有独特个性的框架。年鉴框架应相对稳定，同时依据年度特点和事物变化情况作适当调整，以体现稳定和创新的有机统一。
５．标题应简洁、准确、规范。年鉴各层次标题是年鉴架构的具体体现，所用字词应该是为大众熟知并能准确领会的概念。
６．方便检索。年鉴是供读者查阅的资料性工具书。因此，方便检索是框架设计的重要原则，除了按分类编排的目录外，还必须根据不同需要，设计索引。
三、年鉴的体例
年鉴的体例包括以下三个方面：
１．体裁。年鉴的体裁主要有大事记、文章体（专文、特载、工作报告等）、条目体、图、表、录等，除大事记、名录、统计资料等外，以条目作为基本载体和基本单元，辅以图、表等诸体并用的形式。
２．结构。年鉴一般采用分类横排的平行条目体结构，即横排纵写。年鉴的同级目之间没有严格的逻辑关系，讲究独立性，但其编排顺序应该有条理性，或是约定俗成的，或是明文规定的，或是按编纂者认为的主次之别。
３．章法。始终坚持“述而不论”（除专记等部分栏目和综述等个别条目外）的原则，以记述为主，用资料说话。
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》要求，地方综合年鉴要编写“编辑说明”，编制“目录”和“索引”。因此，“编辑说明”“目录”和“索引”已经成为地方综合年鉴必须有的体例结构。
四、年鉴各栏目的编纂方法
（一）特载与专文
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》明确：“年度内具有特殊意义的资料可采用特载、特辑、专文、专记或其他形式集中汇辑。”通常而言，特载和特辑同质性较强,同属一个类别;专文和专记同质性较强,同属一个类别。
１．特载
特载，就是为辑录有特殊重大意义的文章或决议、领导讲话、报告等设置的一个特别结构体例，结构上与专文、大事记、附录等同属一级目，在体例上属于文章体。特载栏目的设置，应当根据实际需要而定，不一定每种、每卷年鉴都要设置。其篇幅，宜小不宜大，选取的资料要精当。特载一般放在一级目之首，以体现特载内容的重要性、特殊性。
特载内容的选取，各地没有硬性统一的标准，一般依据本地区的实际情况而定。通常的做法是选取重要的专访文章和特稿、重要的会议报告、重要的领导讲话、重要的决议、重要的文献和法规、重大活动和重要事件等。当然，这些内容有的年鉴中也设置在专文、特辑、附录等栏目中。
２．专文
专文，是为专门就某一领域的现状和发展加以论述的文章载入年鉴而开辟的栏目。其收录的文章是以三次文献形式出现的情报资料，是专家、学者、权威人士通过大量占有事实、文献和数据资料，并对其进行分析研究后而概括出来的高度浓缩的情报资料。这些文章信息密集，完整系统，具有线索性。
专文中刊载的文章，应当反映经济社会发展中全局性的重大问题，并能针对某一领域的工作进行全面介绍和基本评价，论及近期人们最为敏感、最为关注的问题。专文记事议论必须条理清楚，层次分明，观点新颖，具有较强的说服力。文风要言简意赅，行文要开门见山，讲求文采，具有较强的可读性。
（二）大事记
年鉴大多都设大事记，一般放在一级栏目的较前位置，以体现大事记在年鉴中的重要地位。它是读者了解年度情况的窗口和桥梁，起到提纲挈领的作用。
何为大事?《现代汉语词典》的解释是“重大的或重要的事情”。司马光⑤编撰《资治通鉴》时，“取关国家盛衰，系生民休戚，善可为法，恶可为戒者，为编年一书, 使先后有伦, 精粗不杂。”他提出了大事的两条标准, 一是与国计民生关系密切, 二是能起到惩恶扬善作用。徐无党⑥主张：“大事则书, 变古则书, 非常则书, 意有所示则书, 后有所因则书, 非此五者则否。”他确定记述大事的标准是:记述范围发生的大事,前所未有的事,非同寻常的事,意义深远的事,为后世效法的事五者之外,不属记述之列。今天看来,这个记述标准仍具有一定的现实意义。就地方综合年鉴而言，可以说, 大事是指本地发生的、对当地乃至对外地甚至全国的国计民生和社会历史的发展具有重大意义、较大影响和存史价值的事件, 而不是一般琐事、庸事和小事。有些新生事物在开始时可能不被人重视, 但它代表着一种事物发展的方向, 有无限生命力, 应记入大事记。大事是相对的, 就地方综合年鉴而言，不同地区之间的具体标准不可能完全一样，这就是年鉴的地方特色。[5]
１．大事记的定义。对于地方综合年鉴而言，大事记就是对本地区内所发生的自然和社会等各方面的重大事件，按照一定的时间顺序和方法，作高度概括的记述。年鉴大事记也称年鉴大事年表，属综合性大事记。年鉴大事记一般以时间为线索，记载一个地区当年发生的重大事件和事实。
２．大事记的体例。大事记的体例实质上是指大事记的记述形式，也就是说用什么方式来反映大事。除个别的采用分类编年体、记事本末体或两者相结合的体例外，大多数采用编年体。就是将本区域内各方面的大事要事，按时间顺序进行记录。
（1）编年体。这是年鉴中采用最多的一种，即完全依事件发生的自然时间顺序按月、日记载，即以时系人、系地、系事予以记述。
（2）记事本末体。即以事立目，一事一条。各条又以时间为先后叙其始末、发展、经过。
（3）编年本末体。即编年体与记事本末体相结合，是以编年体为主，辅以记事本末体记述大事，对某事件集中于一处记其始末。
３．大事记的特点。大事记的特点是以时系事，语言简洁。一系列的事件都是以发生的时间先后梳理排列，一事一记。同一天发生的其他大事，用“同日”（也有用“是日”或符号“△”的）标示，分开记述。大事记要求对大事、要事记述清楚，文字精简。须长则长，宜短则短，简明扼要,不用修饰词和形容词,无须铺陈描述。
４．大事记的作用。大事记位居卷首,是一部地方综合年鉴的窗口,在地方综合年鉴众多构成部类之中,又是读者最关注、可读性最强的部分之一。因此,其编写质量如何,直接影响着一部地方综合年鉴的整体质量和总体形象。大事记的作用归纳起来有以下几点：
（1）主线作用。由于年鉴的框架结构是由各个不同的栏目组成的，和志书一样是横向排列，因此缺乏纵的方面的叙述，而大事记正好填补了这个缺陷。大事记与年鉴的其他栏目的关系是纵横关系，起到统领和大纲的作用。
（2）检索作用。大事记多采用编年体记述，读者要了解一个地方的大事或某些重大事件，翻阅大事记而不看栏目的内容就能一目了然。如需进一步了解和研究，则可按图索骥查阅有关栏目。
（3）启示作用。由于大事记按月、日记事，既是一年情况的缩写，又是整部年鉴的提要，条目清楚，看了大事记以后，便于查找和理解其他内容，因此具有启示作用。
５．大事的标准和大事记的内容。现在年鉴界一般认为大事主要是指年度内发生在一定地域范围内的政治、经济、社会等方面的大事、新事、特事和要事。地方综合年鉴大事的标准及大事记内容的归纳主要有以下几种情况。
很多地方志工作机构比较认同的概括是：一是行政区划和行政机构的变动；二是重要制度、方针、政策的颁布和贯彻执行及落实；三是重要建设项目的开工及竣工；四是新鲜事物、新生事物的出现；五是重要会议；六是重要人事变动；七是领导人的考察和视察；八是各行各业的重要改革和成就；九是先进模范人物的事迹；十是著名人物的逝世；十一是重大科技、工艺上革新与创造发明；十二是人口的重大变化、迁徒；十三是严重的自然或人为灾害的发生和抗灾措施等；十四是重大案件的侦破；十五是重要文物古迹的发现、保护、破坏等；十六是重大涉外事件；十七是发生在本地的对全国、全省有重大影响的事；十八是奇异的自然现象和奇人奇事。
一些学者比较推崇李少先⑦在《方志编纂知识》中提出的修志中的六个“要记”。即：“第一，特别重大的事件要记；第二，重要变革的事件要记；第三，不平常的事件要记；第四，有重要意义的事件(不一定很大)要记；第五，为后人所效法、有教育意义的要记；第六，为后人引以为戒的事件要记。”如果从实际出发，做到了上述六个要记，一个地区凡有重要意义、重要影响、重要历史价值的事件，基本上也就包括在内了。
复旦大学历史系鲍秋芬在《谈地方综合年鉴大事记的编写》中将大事记收录范围分列为如下25项:建置和政区的重大变动；重要机构的建立或撤销；重要会议的召开；政治活动的主要环节；重要制度、方针、政策、法令的颁布实施；重要人事上的变动；新鲜事物、新生事物的出现；著名人物在境内重要的活动、学术研究或科技成果；先进模范人物及突出事迹；重大技术革新与技术改造；重大科技成果或创造发明；重要工程项目的兴建及建成投入使用；农林牧副渔业的巨大成果；省、部级以上领导人视察检查工作；重要外事活动或涉外事件；重大军事活动；人口、民族的重大变化、迁徙等；严重的自然或人为灾害的发生及抗灾情况；重大案件的侦破、审判情况；重大事故及其善后处理情况；古迹、古物的发现、保护、破坏等；重大体育竞赛夺标；奇异的自然现象或奇人奇事；重要著述的编纂出版情况；属于全国性或发生于近邻地域但对本地带来直接影响的重大事件。[6]
６．大事记的撰写要求。大事记作为年鉴的一种重要体裁形式，有特殊的撰写要求：
（1）严格选材，突出大事。大事记记载的必须是大事、新事、要事和特事，要防止事无巨细，见事即录，从而形成一般事湮没了大事、新事、要事和特事。
（2）要素齐全，言简意赅。所谓要素齐全，就是指在记述一件大事时，要将其背景、时间、地点、人物、活动、结果等写清楚。内容要简洁概括，真实、准确、客观，不需作评述、议论、总结；重大事情可以略做展开，必要时可以述及本末。每条大事记的篇幅应当控制在250字以内。
（3）一事一条，主题鲜明。大事记必须做到一事一条，主题突出，眉目清楚，一目了然。
（4）记事准确。大事记是对于客观史实的叙述，准确是第一要义，无论是时间、地点，还是事情的始末，必须查实出处，真正做到确凿无疑。
（5）行文规范，统一语体。大事记要采用规范的记叙文体，行文要规范，正确使用简称和缩写，书写格式和人物称谓等都要做统一的规定。
（6）有关问题的处理。一是有关“越境”的问题。如果某一事件在异地发生，但与本地有影响或有联系的，也要相对地记载。二是“追记”和“补记”。在日常生活中人们往往会碰到这种情况，一件大事在不经意间被遗漏了，待发现时已经过了时效，这样的情况就需要“追记”和“补记”。
７．大事记资料的收集。一是党委、人大、政府、政协等领导机构编写的大事记；二是来自权威的报刊、广播电台、电视和网络等所刊载的新闻稿件；三是各部门和行业的大事记、工作简报、简讯等。
（三）图片
图片是指用来说明某一事物的图画、照片、拓片等的统称。年鉴图片的选用要坚持注重典型性、资料性的原则，突出反映重大事件、重要成果和热点问题。
１．图片的内容。图片要根据实际需要选取。照片主要集中反映上一年的政治、经济、文化和社会生活等方面的重大事件、重要活动和突出成就。刊出的照片，要有鲜明的时代感和年度感，是当年的大事、要事，并具有事件瞬间的典型性、反映内容的权威性和资料性（即存史价值），做到主题新颖、构图精巧、色调高雅、中心突出、层次清晰，在艺术上和技术上均臻上乘。每帧照片，均应有时间、地点、人物（需要说明的人物的位置及时任职务）、内容和摄影者姓名的说明。所刊登的照片应保持原有的事实，不应采用经人工合成的图片或模型、效果图等。串文图片随条目穿插于正文之中，内容既可与有关条目相呼应，也可以图代条目，并有简要的文字说明和摄影人员姓名。
２．年鉴图片的要求。图的制作规范，要素齐全，包括必要的图题、图例和注记。图片要清晰、美观；文字说明应简洁、准确、要素齐全。图片分别置于卷首及正文内有关部类之中。地图选用和绘制应遵守国家关于地图管理的法规和有关规定、办法。涉及国家领导人的图片，必须按有关规定审批后方能采用。
（四）表格
表格是为便于统计查看，按所需的内容项目画成格子，分别填写文字或数字的书面材料。表格分各类专业表格和统计表格两种。表格可随文穿插于各有关栏目、分目、条目中，也可置于专设的统计资料栏目和卷末的附录之中。
１．表格的构成要素。表格构成的要素有表题、栏头、表项和表框。
（1）表题。表题即表格的名称。除专项统计表外，表题一般应具有时间、地方（单位）、事项三个要素。表题居中排列，一般都加“表” 字，如“2015年×××招商引资情况表”。表格数据的年份与年鉴记述的年份一致时可省略表格标题上的年份。
（2）栏头。栏头是表示表格中各项目类别的名称，一般居于表格的首行，也称为表头。
（3）表项。表项是表格中纵向或横向自成系列的一组项目栏，所有表项构成表身。
（4）表框。表框是决定表格尺寸大小的外部框架。
２．制表规范。表格设计要规范，内容要准确。表格采用开放式或封闭式，表内是否用横线，可根据版面设计而定，但应全书统一。根据表格内容，分别排成单栏、双栏或三栏式，尽量少占篇幅；必须转页续表的，横标目不能省略，并在右上角注明表序码（如表共二页，第二页称“续表”，二页以上分别称“续表一”“续表二”……），以保持表格的完整性；表格可随文穿插于各有关栏目、分目中，也可置于专设的统计资料栏目和卷末的附录之中。有统计数字的表格应标明计量单位。表内用单计量单位的，在右侧标明计量单位，如“单位：万元”“单位：立方米”等；表内的计量单位有两个以上的（含两个）应在表内分别标明。表格中的数据，如均为整数或保留相同的位数小数，以个位数对齐；如既有整数又有小数的，可采用右对齐。表中若有名称或数据上下行相同，不要用“//”或“同上”表示，而应以具体名称或数据表示。如有需要说明的内容，可在表格底部横线下以“说明：……”或“注：……”的形式表示。
（五）条目
什么是“条目”，《现代汉语词典》（第6版）的解释为“规章、条约等的项目；特指词典中的词条”。这是条目的基本解释。详细说，“条目”还有两个解释，一是“按内容分的细目”，如《汉书•刘向传》:“比类相从，各有条目，凡十一篇。”二是“谓整理安排细节”，如孙中山 《上李鸿章书》:“窃谓今日之急务，固无逾于此四大端，然而条目工夫，不能造次，举措施布，各有缓急。”从以上解释中可以明确，条目本身就是“小的”“微观的”“细致的”且“有条理”的东西。
１．年鉴条目的概念。年鉴条目是对年度之内某一个领域当中一个具有社会历史价值的独立主题下的完整信息资料的记述，它以资料为主题，着重记载年度客观事实，具有相对的独立性、资料性、年度性。
２．年鉴条目的重要性。条目是年鉴框架的最基层组织，是年鉴的基本组成单元，也是年鉴内容的直接表现形式，是年鉴的主体。条目在年鉴中约占60%的比重，它不仅构成年鉴的基本内容，而且决定了年鉴的质量。
３．编写年鉴条目的总体要求。《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》规定，条目编写应做到：选题选材注重有效性、完整性和新颖、准确、系统；综合性条目反映年度内各个领域发展变化的总体情况和主要特点，具有高度的概括性；单一性条目一事一条，基本要素齐全；信息含量大，避免空洞无物和简单重复；坚持述而不论，寓观点于记述之中；标题中心词突出，题文相符；条目排列有序。
４．年鉴条目的选题原则。各种年鉴因其反映对象不同而有不同的选题标准，但条目选题的一般原则是共同的。一是要体现和符合年鉴编纂方针和出版宗旨；二是要具有历史价值和历史意义；三是要具有科学性和连续性，即内容应真实、准确、客观及有一定的稳定性；四是要具有年度特点、地区特点和行业特点；五是要符合社会、读者需求。
从操作层面来讲，年鉴条目的选题可以概括为：“大事不漏，小事不收”。凡属大事、新事、特事必选，反映出年鉴所反映对象的本质与主流，反映出年度特色、地域特色和部门（行业、学科）特色，使年鉴信息具有实用价值、鉴戒价值和史料价值，以保证年鉴具有服务当代、遗惠后人的强大功能。
（1）为大事立条。所谓“大事”，是指代表事物本质和发展主流，对社会发展进程有重大影响，为公众所普遍关心的事。
（2）为新事立条。所谓“新事”，是指代表事物发展新阶段、新水平，昭示社会发展方向，具有推广价值的事。
（3）为特事立条。所谓“特事”，是指区别于其他事物，最能代表该事物特色的事。
（4）为热门话题立条。所谓“热门话题”，是指各界普遍关注的事。
（5）为常规事立条。所谓“常规事”，就是地区、行业、部门的常规工作。年鉴不但要反映“大事”，也要反映事物发展的一般过程。一些工作虽属“常规”，但缺少了这些常规工作，就无法交代清事物的发展脉络。
５．年鉴条目选题的要点。条目选题和撰写时必须抓住“全、特、准 、深、活”这五个要点。
（1）抓住“全”字，是年鉴编纂工作的基本要求。年鉴作为年度信息的总汇，必须全面反映各个方面的新面貌、新变化，做到不缺项、不漏记。只有抓住了“全”字，年鉴才具有资料性和工具书的价值。
（2）抓住“特”字，是年鉴编纂工作的灵魂。年鉴作为一地或一行业的信息载体，必须具有鲜明的地方或行业特色，这是衡量年鉴质量的一个十分重要的标准。条目的选题必须体现地区、行业、部门特色，体现年度特色，重点记载上年度内影响经济社会发展的重大事情和重大问题。
（3）抓住“准”字，是年鉴编纂工作的核心。年鉴是一部以年为时限单位的“断代史”，保证年鉴资料的准确无误是年鉴编纂工作的关键，也是提高年鉴质量的核心。一方面，年鉴条目要选择能反映事物本质和主流以及预示事物发展方向、经得起历史检验的信息加以记载。另一方面，选题必须反映事物的本来面目，既记载发展、成就和经验，也反映困难、问题、失误和教训，真实地记录历史，使之成为社会发展的一面镜子。
（4）抓住“深”字，是提高年鉴编纂质量的途径。年鉴资料是事后的整理和记录，不是抢出来的新闻，收进年鉴的资料，都是经过沉淀的信息，都应有一定的深度。只有抓住“深”字才能使年鉴具有厚重感，才能更充分地彰显年鉴的使用价值。抓住“深”字，就要努力挖掘、拓展深层次资料，紧紧围绕主题，进行多角度、多层次、立体化的记述。
（5）抓住“活”字，是提高年鉴的使用价值的重要环节。年鉴是大型综合性资料性工具书，内容涵盖面广，选用资料多，抓住“活”字，就是要在增强年鉴实用性上做文章，即增加年鉴的指南性、资料性和知识性，以便为社会提供更加广泛的服务。[7]
６．年鉴条目的选材原则。条目的选材是指在采编年鉴条目时选用资料的过程。年鉴作为工具书，对采编资料有着严格的要求。
（1）客观性原则。材料必须忠实于事务的本来面目，而不能道听途说，甚至想当然地推理。
（2）权威性原则。材料必须来自于权威部门，结论必须是正式、公认的，不是作者一家之言。
（3）典型性原则。在能够说明问题的众多材料中，选取那些有特色的典型资料。
７．年鉴条目的撰写原则。年鉴条目作为年鉴的一种主要文体,承载着年鉴的体例、质量及价值。从年鉴条目的选题、取材、命题、撰写、修改这一形成过程来看，“撰写”是形成条目最重要的环节。年鉴条目的撰写要遵循以下原则：
（1）主题鲜明、精炼。要以正确、鲜明、深刻、集中的主题贯穿整个条目始终，按鲜明的主题支配选材，谋篇布局，遣词造句、修改润色等务必精炼。
（2）内容全面，重点突出，详略得当。条目是一个完整的信息资料体系，构成条目的内容要素不能缺少，应全面地反映主题，但不能面面俱到，要主次分明、详略得当。
（3）结构严谨。要从表现主题的需要出发，对材料进行周密的组织和合理的安排，使条目成为层次清楚、线条明晰、前后一致、首尾相合的有机体。
（4）语言贴切、简练朴实。用词要恰如其分，造句合乎规范，语义准确明白，力求用最少的文字表达最多的内容，删繁就简，惜墨如金，做到简明流畅、质朴无华。
（5）开门见山，直陈其事。要忌用夸张、形容的文学手法，减少套话，不说空话，挤掉水分，增加信息量。
８．年鉴条目标题的拟定和编排。条目标题要明确、简洁，见题如义。一般使用直述式，用一句话表述一个完整的信息，中间不用逗号。条目标题要突出体现主题内容的词，以便检索。文字应简明醒目，不用号召用语和形容词。条目标题要“动”“静”相宜，同一类的标题必须统一，如会议标题不能既用动态的又用静态的。条目标题用字要简洁明了，突出主题，尽量不超过15个字。
同一分目的条目标题，应按一定顺序排列。可以时间为序排列，也可以轻重主次排列，或分门别类排列。总之，要使条目之间的排列体现一定的逻辑顺序。
９．年鉴条目内容的撰写。年鉴条目大体上可以分为综合性条目和记事条目（单一性条目）。因为不同类别的条目所载的内容不同、功能各异，因此在写法上也有所区别。
（1）综合性条目的写法。综合性条目就是综合地反映不同分目所记领域一年内发展变化的全貌和基本情况。记述内容一般应包括基本情况、主要成绩、总体特点、典型材料、重要数据、存在问题等几个方面的要素。综合性条目的记述要素要齐全，防止空洞无物和残缺不全两种倾向。要注意动静结合，每个条目既要设置若干相对稳定不变的项目（或方面），又要写出各个年度的变化和发展，以增强历史感，体现资料和信息的连续性和可比性。综合性条目对所涉领域的总体评价应寓于事实的叙述之中，做到述而略论，点到为止，防止以论代述，借题发挥。要注意综合性条目和其他条目在层次上的区别，防止在材料和数据的选用上过多重复，要寻找到各自的角度，合理运用。同时，要注意两者之间的统一，防止在事实、数据、评价等方面前后不一，相互矛盾。
综合性条目主要有综述和概述（概况）。综述是综合地表述，其对分散材料的集中和组合，主要有两种方式：一是因果式组合，就是将分散材料用因果关系集中和组合起来；二是异同式组合，就是根据材料间的相同点、异同点分成几个类别、几个方面加以表述。如果说因果式组合是一种纵向的组合，那么异同式组合就是一种横向的组合。概述是针对详述而言的，是大略地叙述的意思。其写法主要有两种：一是将繁复的信息处理成简约的信息，保留必要信息，处理好次要信息，坚决剔除冗余信息；二是将事物的原型（实景）用本质特征的形象描述，也叫“形象概述”。概述重在化繁为简；综述则重在化散为整。综述偏重于揭示年度内事物发展变化的特点及其趋势；概述偏重于勾勒事物发展变化的基本概貌。当然，细究起来，概述和概况也有区别，“概述”即概略记述，“概况”即情况的概括或情形的概要。从词的包容量来理解，“概述”包含“概况”。
（2）记事条目的写法。记事条目又称专题条目、动态信息条目或典型性条目，以记叙为主，兼具说明。在记述中，有的还需对其状貌或性质作必要的说明，对其成因来源作背景说明，对零散的事实作概括说明。记事条目的记叙方法，要求客观准确，要素齐全，开门见山，直陈事情发生的时间、地点、主要情况、原因和结果。在记述中要突出年度性，正确处理年鉴记载年度内的资料与记载年度以前的资料的关系。记事条目重点记大事、要事、新鲜事、特别事、典型事，但反映事业、事项、事物整体发展变化的基本常规内容也不能遗漏，以增强资料内容的完整性、连续性、可比性。常用的记事条目如下：
具体工作类条目：以某地区、某系统、某行业、某部门、某单位的某一项工作为对象，记述时一般对基本情况如性质、特点、规模、范围、措施等简略写，常规工作概括写，主要写改革创新、优化管理、科技进步的新举措，以及新业绩、新局面、新水平等，必要时可写历史回溯，原则上不写未来展望。
事件类条目：以重要事件为对象，记述内容主要包括时间、地点、经过、原因、结果、影响等。事故类条目应重点记述损失程度及处理结果（尚未处理者可不写），避免过多描述领导重视、布置抢救及抢救经过、现场气氛。
活动类条目：以重要活动为对象，记述内容主要包括时间、地点、名称、主办单位、参加人员及人数、内容、结果等基本要素。应着重记述活动的主要内容、特点和结果。要避免叙述一般过程、罗列出席人员、抄录领导人讲话、偏重气氛描绘等做法。
工程类条目：以主要工程为对象，记述内容包括工程名称、工程本体（规模、设施）、质量水平（达到的标准）、地点、时间（开工、完工）、完成单位、社会效益、经济效益等基本要素。应重点介绍工程本体、质量水平和效益。避免在开工（竣工）典礼场面、领导人员出席及讲话、建设过程、自我评价等方面花太多笔墨，避免广告式用语。
会议类条目：以重要会议为对象，既要记述会议名称、时间、地点、主（承）办单位、规模、出席人员、中心议题等基本情况，更要重点记述会议取得的实质性成果，如做出的重大决策、提出的新观点、取得的新成果等。日程安排、会场布置及气氛，领导人名单、接见、讲话等要少写以至不写。要控制会议条目的数量。有些同类会议可以适当合并或列表记载，缺乏实质性内容的会议不立条。有些会议可以按会议名称立条，也可以按会议内容立条。
成果（产品）类条目：以重要产品或重大科技成果为对象，记述内容主要包括名称、完成单位（个人）、完成时间、性能特点、成果价值、获奖等级、经济效益和社会效益等基本要素。应重点介绍成果的价值。对研制过程、意义、应用范围等的记述应避免广告式用语。介绍学术观点时，要客观、公允，切忌以个人观点进行褒贬。
重要决定类条目：以重要决定、决议为对象，记述内容主要包括决定或决议的主体、背景、时间、主要内容等。
新生事物类条目：以各行各业新生事物为对象，记述内容主要包括产生背景、意义、现状等。
社会自然现象类条目：以社会百态、自然环境为对象，记述内容主要包括时间、经过、结果、影响及知情者等。
人物类条目：以对社会具有杰出贡献或重要影响的政治、经济、社会、文化等各界人物或新闻人物、逝世人物为对象，记述要写清楚基本情况，内容一般包括生卒年月日、性别（男性可不注）、民族（汉族可不注）、籍贯、党派情况、最高学历、主要经历（以时为序）、职务（职称）或活动领域、重要事迹、成就、著作、影响、奖励称号等基本要素。应重点介绍主要经历、重要事迹和成就。除“逝世人物”外，新闻人物还应该着重介绍人物的思想品质、性格特征、言谈举止，不用“杰出”“卓越”等褒扬定语。涉及党和国家领导人的条目，必须按有关规定审批后方能采用。
古迹与旅游景点介绍类条目：以介绍历史古迹与旅游景点为对象，记述内容主要包括地点、状貌、特色、风情、传说、景点建设、浏览人次等。如被国内外权威部门认定为人类物质遗产或非物质遗产等称号，也要记述。
问题类条目：以问题为对象，记述内容主要包括失误程度、教训、影响、原因、补救措施等。
出版动态类条目：以书刊音像制品出版为对象，记述内容主要包括书刊（题）名、著者、出版情况、版本、提要（书名沿革、题意解释、论著内容和主题、学术价值、创作意图、获奖情况、作者生平）等。
机构（团体）类条目：以党政部门、社会团体、群众团体、学术机构、事业单位为对象，记述内容主要包括机构名称、成立时间、批准机关、组织形式、主要职能（范围）、内部机构设置等基本要素。应着重介绍主要职能及工作成果等。避免在成立原因、过程、意义上多做文章，对领导人不必大量罗列，记主要领导人即可。
学术类条目：以科学研究中的新理论、新发现、新突破为对象，记述内容主要包括研究单位（个人）、成果形成时间、内容介绍、社会价值、获奖情况等。
领导人考察类条目：以领导人考察为对象，除记述时间、地点、领导人、主要考察经过外，还应注意记述领导人有关重要讲话的要点、指示精神。若是以文章形式发表的重要长篇讲话，可作重要文献处理。
地方法规类条目：以地方法规为记述对象，记述要素要全，如何时、何会议通过，并于何时、何会议批准，何时公布，何时施行，主要条文精神及发布的意义等。法规条目不收录全文，如有必要，其全文可以收录在附录等栏目中。
竞赛类条目：以竞赛活动为对象，记述内容主要包括时间、地点、竞赛范围、项目、结果等基本要素。应重点记述竞赛项目及结果，要避免对意义、目的、过程、赛场气氛的过度渲染。
领导名录类条目：以组织机构及领导人为对象，主要记述组织机构名称及领导人姓名、职务。少数民族和女性加括号注明，如果既是女性又是少数民族的，先注性别再注民族，中间用逗号隔开。如果同一职务有离任或新任的，都应予以记述，且先写离任的，再写新任的，并在括号内注明离、任职时间。
（3）两个注意事项。一是各类专题性条目均应注意标题和正文的衔接，尽量避免正文起始重复标题。如人物类条目，在标题（人物姓名）之后的正文，应直接写生卒年月日，不必重复人物姓名；会议类条目，在静态标题（“×××”会议）之后的正文，可接着写“于×月×日召开”，不必重复写成“×××会议于×月×日召开”；在动态标题（“召开×××会议”）之后的正文应有主语，可写成“该会议于×月×日召开”。二是条目篇幅要适中且大体平衡。在理论上，条目篇幅不应该有字数限制，但在实际操作中，如果没有一个大概地把握和控制，就会使全书显得极不整齐，影响整体美观。因此，综述一般控制在1500字以内，概述（概况）一般控制在800字以内。专题性条目可分长、中、短三类，短条300字以下，中条400字左右，长条700字左右，应以中、短条为主。
（六）附录
关于附录，目前年鉴学术界还没有一个统一的标准、完善的理论。浙江海宁市史志办副主任柴伟梁在2005年06期《年鉴信息与研究》中发表了一篇名为《年鉴“附录”内容的调查及思考》的文章，他翻阅国内外56部年鉴后得出如下重要结论：
１．重要性方面。年鉴“附录”十分重要，是大多数年鉴所采用的一个篇目，有“附录”篇目的国内外年鉴约占90%。虽然说有少量年鉴没有放“附录”篇目，但是，这些年鉴同样放了一些类似于“附录”性质、但篇目名不叫“附录”的内容，如《香港经济年鉴》（2004）中的“工商服务便览”、《广州年鉴》（2003）中的“统计资料和文献法规”、《深圳年鉴》（2003）中的“企业新纪录”、《金湖年鉴》（2004）中的“单位选介”、《栾城年鉴》（2003）中的“便民服务”等，这些其实都是应该收入到“附录”中的内容，只不过这些年鉴采用了不同的表达方式而已。
２．内容方面。“附录”中所设分目内容一般有以下种类：一是关注百姓民生的内容，如便民措施、资料、指南等；二是一些常规的单位、办事处、开发区等名录；三是招商引资等重要举措；四是重要的经济指标和比较数据；五是各级媒体关于当地的重要报道摘编；六是当地人在外地或外地人在当地的活动情况和成绩等；七是当地籍名人的业绩或成果展示；八是重要企业、产品和商标；九是重要文件目录和文件选编；十是出版当年度上半年大事要略；十一是一些重要的调查报告；十二是旅游景区景点或相关内容；十三是当地当年度重大活动综述。
３．作者对内容选取的一些思考。“附录”中应该选取什么样的内容，必须引起年鉴工作者的重视，因为“附录”是年鉴中不可缺少的一部分，是其他篇目的一个有效补充，是“不入流”的重要素材，也是年鉴便民特色的一个重要载体。不过，柴伟梁也认为，“附录”虽是个“百宝箱”，但有些内容还是不适宜放的。如年鉴其他篇目能包含的内容，即主流的内容，不应放在“附录”中；又如上述有的年鉴放“历史人物”“史海钩沉”或“方志书目提要”等一些历史上的事件、人物或书目，也不是很恰当；再则，年鉴“附录”打破记述上一年度这个时限，而放编辑年鉴的年度上半年“大事记”，也需斟酌，而且这样做还会与下一部年鉴的部分“大事记”相重复。一般意义上，“附录”中更应该放一些静态的东西，如便民资料、机构名录、文件法规、产品商标、地方特色资料等，而尽量避免去动态地写一件事，如上述有的年鉴“附录”中放了“重大事件综述”或一些调查报告，觉得这些内容放入“专文”里会更合适些。
（七）编辑说明
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》要求：“年鉴应设编辑说明，主要介绍年鉴编纂的指导思想、记述的时空范围、栏目的设置情况、资料的来源等事项。”
（八）关于入鉴人物的记述
对人物的记述可采用传记、简介、名录、表、条目等形式。入鉴人物应严格掌握标准，对人物的记述应做到客观、准确、公允。
一般而言，人物的基本情况包括姓名、性别、籍贯、民族、生卒年月、党派、学历、职务、履历、主要活动、典型事迹及个性特征和社会评价。人物入鉴时，因为入鉴的方式（记述的体例）不同，记述的重点也不同。人物传记要详细一些，侧重于履历、主要活动、典型事迹及个性特征和社会评价等。而人物简介则应简略概要地记述主要活动、典型事迹，不能面面俱到。人物传记和简介一般应配有人物正面的彩色标准或半身像照片。人物表要根据记述内容设计，但一般而言，姓名、性别、籍贯、民族、生卒年月、党派、学历、职务等这些要素应该不缺。关于人物类条目在“记事条目的写法”中已做说明，不再赘述。
（九）检索
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》提出：“年鉴具有工具书性质，应有完备的检索系统。年鉴应编制中文、英文目录；中文目录详至条目。索引应提供丰富的检索信息，名称概念清晰，标目符合主题原意，标引准确。”
１．目录
（1）年鉴目录的概念。年鉴目录是依据年鉴采用的分类编排法，按知识系列科学分类，依次列出篇目、栏目、分目、条目等目次的标题和相应的页码，并按前后顺序排列，引导读者阅读检索，一般置于正文之前。
（2）年鉴目录的作用。年鉴的目录显示了年鉴的总体结构和轮廓，它具有对全书资料的组织、控制功能。其优点是直观性强，符合一般读者分门别类查找资料的习惯；其缺点是检索范围和深度有限，隐含在文章和条目内的主题(资料)反映不出来。
２．索引
（1）索引的概念。旧称引得、通检等。《辞海》解释，“将图书报刊资料中的各种事物名称（如：字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等）分别摘录，或加注释，记明出处页数，按字顺或分类排列，附在一书之后，或单独编辑成册，称为索引，是检寻图书资料的一种工具。”
（2）索引的作用。一是便于读者分析判断，尤其是对复杂的主题(复合主题)，可用不同方法，组织几个索引款目，使读者无论从哪个主题词出发，都能在索引中找到它。二是把分散的主题集中揭示出来，可以节省读者查找信息的时间。因此，索引揭示了目录中隐蔽和被分散的资料，提供了从概括的主题中查找资料的途径，比较符合一般人的检索习惯。国家有明文规定，工具书无索引不准出版，这说明了索引在工具书包括年鉴中的重要地位和作用。
（3）年鉴索引的类型。索引的类型十分复杂，从不同的视角可划分出不同类型的索引，如从索引的标目角度可分为著者索引、主题索引、题名索引等；从索引编制方式角度可分为手工索引、机编索引；从索引的排序方式可分为字顺索引、音序索引、分类索引等，不一而足。
年鉴常用的索引类型以标目范围分，大致上有六种：一是综合主题索引，二是条目索引，三是人物索引，四是机构索引，五是图片索引，六是表格索引。
①综合主题索引。主题索引是以资料的主题词为标目，并按照索引标目的字顺或音序排列的索引。资料的主题是指资料记述的主要事物或问题，是概括资料中关于某一事物的情报内容的概念。年鉴是百科全书式工具书，记述的主题很广泛，涉及政治、经济、文化、科技、社会生活等各个方面，综合主题索引采用内容分析技术，揭示年鉴信息内容较为全面。内容分析技术能把分散或隐蔽在年鉴中的有价值信息的内容，经分析、标引后按相应主题词(关键词)集中，综合、全面地揭示出来。年鉴综合主题索引的主题包含人物、事件、机构等等，经分析、标引后不再分门别类，而按标目的某种顺序逐个排列。综合主题索引具有标引深度大、标引能力强的特点，可以进行多途径、多因素检索，还能通过参照系统揭示全书的内在联系。目前我国年鉴索引中最常见的类型就是综合主题索引，一些综合性年鉴，如《中华人民共和国年鉴》和各省级、地级、县级年鉴，大都编制综合主题索引。
②条目索引。年鉴的编写体例通常包括专文、大事记、条目等，其中的条目是主体。年鉴用户最常使用的是条目索引。条目索引能够揭示年鉴的主体信息内容，能够最大程度地满足读者的检索需求。条目索引，即是把年鉴分类目录中的条目，经主题分析后提取主题词作为标目，按不同于目录的顺序重新排列，让读者从另外一个角度查找信息。年鉴的条目通常是分类排列的，条目索引对于那些不熟悉学科分类的读者尤为实用。
③人物索引。记载人物是年鉴的一项重要信息内容，这些人物曾经在过去一年的政治、经济、文化、科技和社会生活舞台上留下深深的印迹。因此，为这些人物编制人物索引，一方面可彰显他们在时代中的作用，另一方面可为后人查找他们的活动线索提供便捷的路径。年鉴中的人物索引有两种选择，一种是对全部人物的人名进行标引，另一种是对重要人物进行标引。当然，对全部人名进行标引是最佳的选择，但是，往往因为篇幅和费用等原因，标引的只是重要人物的名称。无论哪一种，其标引方法是相同的，即以年鉴正文中述及的人物名称为标目。实际上，这些人名是主题，是用这些人名作主题款目。标引时，所有人名，不管在年鉴中出现多少次，不管在年鉴中用多少文字对他们进行论述，均需分别予以标引。如对重要人物进行标引，则要事先确定哪些是重要人物，要确定一个取舍标准。
④机构索引。机构索引是以年鉴正文的机构名称为标目的索引，标引时与人物索引一样也有两种选择，一是只标引重要机构名称，二是标引所有的机构名称。同人物索引一样，若是对重要机构进行标引，则要事先确定哪些是重要机构，要确定一个取舍标准。
⑤图片索引。目前出版的各类年鉴都用较大篇幅登载图片，因其直观性强，一幅图片就能叙述一个主题，日益受到年鉴编纂者和读者的喜爱。专门为图片编制索引，势在必行。图片索引的编制可从两种途径入手，一是直接把图片的标题按某种顺序排列，如字顺、音序等等；二是把图片的标题进行内容分析，归纳出主题词（标引词），然后按主题词排序。
⑥表格索引。年鉴编纂时往往用表格来说明问题，表格与图片一样，直观性较强，在年鉴中所占篇幅也越来越大，而有些年鉴则是以表格为主体内容，例如各种统计年鉴。因此，专门为年鉴中的表格编制索引也势在必行。编制的途径也可从两方面入手，一是直接把表格的标题按某种顺序排列；二是把表格的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序。[8]
上述列举了较为常见的年鉴索引，实际上年鉴的索引类型不止这些。到底要编制哪些类型的索引，要从年鉴的信息内容出发考虑，例如综合性年鉴以编制综合主题索引为主，统计年鉴以编制表格索引为主。总之，年鉴索引类型的选择要根据年鉴的内容、性质、费用、篇幅等因素综合衡量。
五、年鉴的文体文风
所谓文体，是指独立成篇的文本体裁（或样式、体制），是文本构成的规格和模式，它反映了文本从内容到形式的整体特点，属于形式范畴。简言之，文体即适应不同社会需要而形成的文章体式，也叫文章体裁。所谓文风，是指文章所体现的思想作风，是文章写作中某种倾向性的社会风气及作者语言运用的综合反映，是社会上带有普遍性和倾向性的文章现象。
《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》对年鉴文体文风的规定是，“年鉴使用记叙文、说明文等文体，文风要朴实，记述要流畅。”
（一）年鉴的文体
年鉴的文体是一种兼有说明文与记叙文特点而以说明文为主的文体，就是把人物的经历、事物的特点或事情发展变化的过程，用书面语言如实地表述出来。条目在写法上无须过多地考虑开头结尾、谋篇布局、段落衔接、起承转合，而要求按照事物发展的顺序，开门见山，据事直叙；用事实说话，寓观点于记述之中。记事、记物、记人用记述文；对事实和知识作介绍、解释，用说明文体。
年鉴文体的特点是以说明和叙述为主，直陈其事，不加议论、抒情、描写，用简洁平实的语言记述浓缩的资料信息。因此，年鉴文体与其他文体有着明显的区别。年鉴不同于辞书。年鉴对条目释文不做定性解释，一般不讲由来和沿革，不讲其优点和特点，只反映某一事情或某一工作在本年度内有哪些新的举措、新的变化、新的成效，现状如何，体现的是年度事实的资料性，其文体特点是以事实为基础的概括介绍性说明。年鉴也不同于文艺作品。文艺作品可以充分运用修辞方法，以增强文章的感染力；年鉴条目释文要求简明扼要，用事实、用数据说话，所用修辞手法一般只限比较、排比和反复。年鉴也不同于工作总结。工作总结是写给上级领导和本单位干部及服务群众看的，重在归纳做法、总结经验和找出差距;年鉴条目释文向社会提供信息、资料，重资料价值，为读者查找信息资料服务，没有必要详记过程、做法和经验，也不必为本单位评功摆好。年鉴也不同于新闻报道。新闻报道引导舆论，语言生动、形象;年鉴重在为读者提供信息资料服务，要求文字简练，即使介绍人物也只记载其主要事迹，而不描写外貌、性格和言谈举止。
（二）年鉴的文风
年鉴的文风与文体是一致的，要求简洁朴实，用语实事求是，资料翔实准确，靠事实和资料说话，杜绝空话、套话、假话。文风是由文体反映的。文体是在不同的社会活动领域内进行交际时，由于不同的交际环境，就各自形成的一系列运用文字材料的特点。不同的文体就有不同的文风，这两者是紧密联系，相辅相成的。年鉴语言的运用就要与之相适应。否则，将导致文风不正，有违文体的要求，影响记述的质量。[9]
年鉴行文要严谨，语言要准确、规范、简洁、明了、朴实。
１．准确。准确是年鉴语言最显著的特点之一，只有准确无误的语言才能保证年鉴内容的真实性和权威性。年鉴语言准确，即要用词恰当，逻辑严密，资料准确，做到无知识性和常识性错误。不乱改科学定律、理论概念、政治术语、历史典籍、名家名言的提法和内涵等。统计数字应以统计部门提供的为准；不属统计部门的统计数字，由主管部门和有关单位提供；统计数据的使用，要符合国家统计法律、法规的有关规定，数据的定义、含义、统计口径和计算方法等清楚、准确，不错用、滥用；统计数字出现不一致的，须注明出处，或加以说明。稿件中要慎用“最大”“国内领先”“国际水平”“第一”等文字，直述其事，让读者自己判断；如是经过评比的，直接写明评比结果，并写明评选的部门。
２．规范。使用规范的现代汉语，不用文言、方言、俚语，忌用仅在行业内通用的简称。如：“总投资1个亿”应表述为“总投资1亿元”；“3个多亿”应表述为“3亿多元”。某些简约的用词，应在首次使用时加括号说明。如：开展争创“两个一流”（建一流队伍，创一流工作）活动；评选“三学”（学知识、学科学、学技术）状元，等等。文句要符合语法、修辞和逻辑要求。要使用规范、统一的简称和缩略语，时间、空间概念表述准确具体，指代明确。名称、时间、地点、事实、数据、计量单位、术语等的表述要前后一致。
３．简洁。即用简练、严谨的语言，向读者提供高浓缩的信息。要惜墨如金，挤干水分，删去不含有价值信息的语言。
４．明了。即开门见山，直陈其事，不用导语，不用铺垫文字，用最明确的语言，把信息传递给读者。
５．朴实。即用词把握分寸，如实记事，不夸张、不溢美、不针砭，不用华丽辞藻或感情色彩很浓的词语，不以偏概全或言过其实，忌用宣传与广告色彩的语言。对人物、事物的褒贬，寓于事实的叙述之中。即使是述体中的必要议论也要适度，不空泛。章学诚《文史通义》中讲，“与其文而失真，何如质传真也。”这正是年鉴编纂者应恪守的法度。
（三）语言方面应注意的几个问题
１．名称表述。
（1）除专文、引文外，条目行文统一使用第三人称的称谓，一律不用第一人称或第一人称代词。如不用“我省”“我党”“我军”“本公司”等称谓。应直书省名、党名、军名、单位名。如“青海省”“中国共产党”“中国人民解放军”“××公司”等。
（2）凡人名一律直书其名，不用“同志”“先生”等称谓。需要说明职务、职称、学衔的，可将职务等加在姓名之前。如“西宁市市长×××”“中共青海省委副书记×××”“青海大学教授×××”等。
（3）关于华侨等人士的称呼，以“华侨、香港居民、澳门居民、台湾同胞、外籍华人”的称呼为准。关于涉台用语遵照中央台办、外交部、中央外宣办联合下发的《关于正确使用涉台宣传用语的意见》(2002年11月修订)执行。
（4）会议、组织、机构、法律法规、文件等名称，标题中可用简称；正文中除常用简称外，在文中首次出现时，一律用全称，并用圆括号注明简称，以后用简称。名称的使用必须前后一致，对同一会议、组织、机构不能使用两个或两个以上的不同名称。
（5）全国行政区划和青海省行政区划的排列应按照有关规定排列。就一级辖区而言，全国行政区划的称呼顺序应为“省、自治区、直辖市”，青海省行政区划的称呼顺序应为“市、州”。
（6）不同时期的国家、团体、机构、职务等名称，均用当时名称。历史朝代名称使用规范的通称，以新版《现代汉语词典》附录中中国历代纪元表为准。
（7）质量认证体系的书写格式为“ISO 9000∶2004”（英文字母与数字之间空汉字的四分之一间距）。
（8）所有外国人名、地名、机构名称、学术名词等，均应译成中文，并视需要括注外文。译文一般以新华社和人民出版社的译名为准。新华通讯社没有译名的，首次使用译名时括注外文全称。
（9）地名的表述遵照《关于地名用字的若干规定》执行。今地名使用各级政府审定的标准地名，历史地名使用当时名称括注今地名。涉及其他行政区域地名的，其行政隶属关系要明确。连续出现的地名不要简写：如“西宁、海东、海北”还应写为“西宁市、海东市、海北州”。民族自治地方地名可简写，如“玉树藏族自治州”可简写为“玉树州”。
（10）跨区域的山脉、河流、湖泊、水库、公路、铁路、航线、文物、名胜古迹、重大事件等，其名称和数据以国家有关部门公布的为准。
（11）生物、矿物名称，使用学名。记述自然资源涉及本地生物名称的，首次出现时采用二名法，括注本地俗名。
（12）遇有多人、多单位参加的活动，可用×××等省略其后缀名。但是，为表示规格、规模、重要程度，特别是有国家领导人参加活动时则不应该随意省略删除。
２．时间表述
（1）当年信息注明月、日，不写年份（法律法规、刑事案件除外）。当年可用“年内”表示，上一年一律用“上年”表示，但记述两年以上事件，要注明年份；行文中不用“今年”“前年”“目前”“本月”“往年”等时间代名词；不用“近几年”“最近”“目前”“现在”“几年来”“不久以前”等模糊时间概念；不用不规范的时间表述，如2007年不应写成07年。
（2）公历年月日一律用阿拉伯数字表示，农历年月日一律用汉字表示，并不得混用。如“1998年10月1日”不得写成“1998年十月一日”。凡人物生卒年月、年龄、年份等也用阿拉伯数字表示。在括号内注明人物生卒年月和干部任职起讫时间的，年月日可以用脚点（.）表示,也可用短横线（半字线“-”）表示，如“周恩来（1898.03.05～1976.01.08）或（1898-03-05～1976-01-08）”。不论是用汉字，还是用脚点，或者用短横线，应当全文一致。
（3）起讫年份连用时可省略前一“年”字，如“1980—1985年”。省略与否，应全文统一。月、日的用法同上。但不同月的不能省略“月、日”，如“1998年10月20日至11月25日”。
（4）纪年统一用公元纪年。中华人民共和国成立之前的纪年，历史纪年之后括注公元纪年。历史纪年中的数字，民国之前的用汉字书写，民国时期的用阿拉伯数字书写。如清道光二十年（1840年）、民国24年（1935年）。
（5）年代之前需冠世纪。在文中出现如“20年代”“70年代”等时间称谓，其前务必写明本年代所处的世纪。如“19世纪90年代”“20世纪30年代”等。
（6）在起讫时间中的“至”的表示，一般用连接号一字线（—），有时也用浪线（～），到底用哪一种，全文应统一。
（7）人们熟知的历史上的著名事件、日期的写法，一般不加引号，中间也不用间隔号圆点，如五四运动、五一国际劳动节、八一三事变，不必写成“五•四”运动、“五•一”国际劳动节、“八•一三”事变等。但涉及一月、十一月、十二月的，应用间隔号圆点将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义，如“一•二八”事变，“一二•九”运动等。
（8）领导人的职务任免时间要具体到月。
３．数字使用
数字用法以《出版物上数字用法的规定》（GB/T15835-2011）为准，并根据实际使用过程中出现的一些不统一的情况，对应当使用阿拉伯数字和汉字数字的情况进行规范。
（1）应当使用阿拉伯数字的：
①数量量值中的数字，如“1米”“3公斤”“5天”“20℃”等。
②物理量量词（计数单位）前的数字，如“5人”“30元”“200个”等。
③计数的数值，如正负整数（2，-6）、小数（2.80）、百分数（50%）、比例（3∶7）。
④公历世纪、年代、年、月、日、时刻，并不得与汉字混用，如“20世纪90年代”“1998年5月6日”“14时12分36秒”等，不能写成“20世纪九十年代”或“二十世纪90年代”。
⑤代号、代码，如“GB3100-93”“国办发〔2005〕1号文件”。
⑥阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用连接号“～”，两个连用的数值之间不能省略单位名称，如“150千米～300千米”“10℃～20℃”“10%～15%”。
(2)必须使用汉字数字的：
①定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语、专用名词、诗词、古文中的数字或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，如“一律”“一方面”“十滴水”“七上八下”“八国联军”“四书五经”“五四运动”“十月革命”“十一届三中全会”“二万五千里长征”等。
②相邻的数字连用表示的概数和带有“几”字的概数，如“三四个人”“五六十岁”“几十”“三千几百”“一两个小时”“三五天”等。
③数字后不带数量词的，如“三省”“四市”“五国”“四大项”等。
④星期数，如“星期二”“星期六”等。
（3）视情况而定的：
①在统计数值中的分数用阿拉伯数字（1/2），在非统计数的行文中，分数可用汉字，如“三分之二”“五分之四”“千分之一”等。
②用“第”表示序数的一般用汉字，如“第一次”“第二名”“第三局”等。但与其他阿拉伯数字联用时，则用阿拉伯数字，如“1998年第4期”。
③约数，用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数，可以用汉字，也可使用阿拉伯数字。用汉字的，如“十余次”“一千多件”“五十名左右”“约三百元”等；用阿拉伯数字的，如“拿出1900万元，调拨钢材3000多吨、水泥2万多吨、柴油1400吨”等。
值得注意的几个问题：
①如果突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。例：北京时间2015年6月8日9时45分；中国共产党第十八届中央委员会第三次全体会议（不写为“中国共产党第18届中央委员会第3次全体会议”）。
②在同一场合出现的数字，应遵循“同类别同形式”原则来选择数字的书写形式，如果两数字的表达功能类别相同（如，都是表达年月日时间的数字），或者两数字在上下文中所处的层级相同（如，文章目录中同级标题的编号），应选用相同的形式。反之，如果两数字的表达功能不同，或所处层级不同，可以选用不同的形式。例：“2015年1月1日”“二 〇一五年一月一日”（不写为“二〇一五年1月1日”）；第一章 第二章……第十二章（不写为“第一章 第二章……第12章 ”）
③应避免相邻两个阿拉伯数字造成歧义的情况。例：高三3个班 高三三个班（不写为高33个班）；高三2班 高三（2）班（不写为“高32班”）
④有法律效应的文件、公共文件或财务文件中可同时采用汉字数字和阿拉伯数字。例：2008年4月保险户结算日利息为万分之一点五七五零（0.015750%）。
⑤阿拉伯数字“0”有“零”和“〇”两种汉字书写形式。一个数字作计量时，其中：“0”的汉字书写形式为“零”,用作编号时，“0”的汉字书写形式为“〇”。阿拉伯数字“0”为长圆圈，汉字数字“〇”为圆圈。
（4）4位数以上的计量数字表示
①在表格中使用三位分节法，节与节之间空半个阿拉伯数字位置，如“2 748 456”，在行文中可以用分节号，也可以不用分节号（千分撇或千分空），具体用或者不用，用哪种分节号，应全文统一。
②4位以上数字，一般可缩写成以万、亿为单位，有小数的数据，必须标明小数点，如“73.62亿公里”等，但不能写成“73亿6200万公里”或“73亿6千2百万公里”，小数点必须正确使用，如0.68不能写成.68或0•68，小数点后一般精确到两位数。但改写后影响数据精确度的，可按原精确数书写。
（5）数字的排版
一个数字或一个年份，不能从中断开隔行编排，如“1998年”，不能在上行末写“19”，下行开头写“98”；“8 800”不能在上行末写“88”，下行开头写“00”。
４．标点使用
标点符号使用以《标点符号用法》（GB/T 15834-2011）为准，《标点符号用法》未作规定的，按照其他有关规定执行。
（1）书写时一个标点符号占一格，破折号、省略号占两格。一行的开头不放标点，但引号、括号、书名号的前半边可放在一行的开头。破折号、省略号可放在一行的开头或结尾，但不能拆开分两行编排。
（2）引文是整句的，最后的标点符号放在引号内；不是整句的，标点符号放在引号外。会议名称除原有名称带引号才标注引号，其余不用引号。
（3）注意逗号、顿号的使用。逗号表示句子内部的一般性停顿，顿号表示句子内部并列词语之间的停顿。但如果并列词语内又有并列词的，则该词语的前后词语应使用逗号，如“历任全国人大代表，全国政协委员、常委，中科院院士”等。
（4）书名号只用于书名、篇名、报刊名、文章名、文件名、戏剧名等，不要用于单位名。丛书名用引号，如“邓小平理论与实践研究丛书”。
（5）连接号的形式一般有一字线“—”、二字线“——”、半字线“-”和浪纹线“～”，分别占一个字、两个字、半个字和一个字的位置。
①一字线“—”的用法。连接方位名词，表示相关或走向；植物的属（或种）的分布区类型；连接相关的地点、时间和生卒年，表示起止；用于标准代号、报刊刊号中间；用于科技书刊的图。例如：凌源—北票—沙河岩石圈断裂；亚洲—北美—北极分布；北京—乌鲁木齐—贝尔格莱德—苏黎世航线；霍去病（前140—前117）； H—O—H,—SH等。
②半字线“-”的用法。用于复合两个人名，构成复合名词；用于复姓的外国人名中；用于连接相关的词语，构成复合词组；用于物质名称与其前面符号之间或位序之间的连接。用于插图、表格、公式、品种、标本等的编号；用于国际标准书号、国际标准刊号、产品型号的连接；采用全数字式日期表示法时，用于年、月、日之间的分隔；用于汉语拼音；用于外文中的连字符。例如：牛顿-莱布尼茨公式；巴列-因克兰；地质-岩石环境，Cu-Zn-Sn合金；α-氨基丁酸，γ-谷氨酰转肽酶；图8-3,表6-9，公式（5-12）；SBN 7-200-03592-0； MD-90客机；收稿日期：2003-09-20；ｒè ｒｅ-ｎàｏ ｎàｏ(热热闹闹)；father-in-law等。
③浪纹线“～”的用法。用于数字之间的连接；表示数值范围；用于化学式中的连接；表示高能键。
④二字线“——”的用法。用于公式中量符号与其说明文字之间的连接；用于非著者脚注的注文末与“××”(如“编者”“译者”“校者”)之间的连接；用于相关的地名之间的连接，表示起止；用于相关的两个汉字数字之间的连接，表示生卒年。例如：较有影响并被认同的计算公式为……，式中：P ——物业管理服务费标准，元/（月•平方米）；“沈阳——北京”直达特别快车；朱自清（一八九八——一九四八）等。
连接相关的两个阿拉伯数字表示时间的起止本来用一字线，在用汉字数字时，因一字线容易与汉字“一”混淆，故改用二字线。
（6）表示序数的标点符号用法:
①凡用汉字一、二、三……表述的序数，数字后用顿号。
②凡用(一)(二)(三)……表述的序数，括号之后不加任何标点。
③凡用阿拉伯数字1、2、3、……表述的序数，数字后一律用“.”而不用“、”，且“.”用全角。
④凡用阿拉伯数字(1)(2)(3)……或①②③表述的序数，括号或圆圈之后不加任何标点。
⑤凡用第一、第二、第三……或首先、其次、再次……表述的序数，序数词后一律用“，”而不用“、”。
（7）行文中“其中”前后标点符号的用法。“其中”前除了已有完整的句子必须使用句号外，一般用逗号。“其中”后一般直接与词语或数据连接，不用逗号和冒号，如“全市共有676个队参赛，其中市区531个队、郊县145个队”。
（8）以地名简称的会议、事件不加引号。如，成都会议，不必写成“成都会议”。
（9）少数民族节日名称不加引号。如，古尔邦节，不必写成“古尔邦节”。
（10）连续使用书名号、引号，一般中间不加顿号，加或者不加，应全文统一。
（11）条目撰稿人署名两人以上，中间空一格即可，不加其他符号，名字用圆括号括上。
（12）某些词语必须用顿号顿开，如“个体、民营”“一、二、三产业”“市、县”等。
（13）相邻的数字连用表示概数时，数字之间不应用顿号隔开，如“二三十人”“三四万张”“一两个小时”等。
（14）标题一般不用顿号、逗号、句号、分号，需要停顿可以用空格表示。
（15）条目标题用“【】”“◆”等表示，与正文之间应后空半字或一字距离。
（16）发文字号中括年份的括号应用六角括号“〔 〕”,不能用方括号“[ ]”或方头括号“【 】”。
５．计量名称
计量单位按《量和单位》（GB 3100-3102-93）执行。
（1）对有些特殊的地方如需用习惯性的计量单位注明，如“亩”“两”等，可以在法定计量单位之后括注该计量数字及计量单位。
（2）行文中的计量单位名称应统一。如单位、县、乡、村用“个”，案件用“件”，学校、幼儿园、托儿所、医院等用“所”，公园、体育场、图书馆、文化馆、影剧场等用“座”，病床用“张”，道路、河流等用“条”，商店、工厂、企业等用“家”，汽车、自行车用“辆”，学生、医生、科技人员、职工人数等用“人”(一般不用“名”)，但人数在前、称谓在后时，可用“名”或“位”，如“10名医生”“20位专家”等。
（3）行文中，除摄氏度（℃）、角度（°）、角分（′）、角秒（″）外，其余计量单位一律使用汉字单位名称，不用中文单位符号和国际符号。如：“2298千米”，不写作“2298km”；“0.8安培”不写作“ 0.8安”或“0.8A”。
（4）表示某一范围的数量，前面数字后的量词可省去。如：150～200米，2500万～3000万元。
（5）平方米不能写成“平方”，立方米不能写成“立方”。
（6）行文中的计量单位用汉字表示，公式、表格中的计量单位用国际符号表示，如行文中的“米”“平方米”在公式、图表中写成“m”“㎡”。在记述某些产品的规格、计算公式、技术参数时，可使用化学公式、英文符号和其他符号。
（7）组合单位的中文名称表述应与其符号表示一致，如“5m/s”, 行文中表述应为“5米每秒”，而不是“每秒5米”。
（8）同一条目中，计量单位要前后一致，一般不要交叉出现。如同样表示面积，不要同一条目中既有“平方米”，又有“公顷”。
６．汉字的使用
要使用《国务院关于公布<通用规范汉字表>的通知》中规定的规范字，用词要概念准确，符合现代汉语语法规范。正文中的文字正误判断以《现代汉语词典》（2012年第6版）、《新华字典》（2011年第11版）为依据。
对部分汉字在实际使用过程中出现的不统一情况，可根据2005年6月1日中国出版工作者协会校对委员会发布的《图书编校质量差错认定细则（修订）》并参考中国版协校对研究会、国家语言文字委员会异形词研究课题组、中国语文报刊协会和《咬文嚼字》编委会共同制定的《关于试用264组异形词规范词形的建议》进行处理。如：
（1）截至和截止：“地方税收截至2005年底……”的“截至”不能使用“截止”，“报名日期12月31日截止”的“截止”，不能用“截至”。
（2）唯一和惟一：统一使用惟一。
（3）其他和其它：统一用其他。
（4）签订和签定：一般用签订，如“签订××合同”。
（四）年鉴语言文风之忌例
年鉴作为一种事实性、资料性工具书必然派生出其他文体不能替代的特殊用词方式、组句方式。它在消除总结体、新闻报道体痕迹的同时力戒行文繁复、扰乱章法的一些句式。在年鉴语言文风方面，应特别注意如下问题。
一忌附加词语句。年鉴条目行文在句式运用上，宜浓缩用笔。多短句，少长句；多主谓句，少定语、状语、补语等附加成份；多实词，少形容词、副词、助词、感叹词、夸张词等。如某年鉴条目载“省委下达给××厂研制的省科技指导性项目××轮胎保护链于6月26日通过省委技术鉴定，为国内首创。”这个长句叙述，多附加语，回旋不清，烦冗不堪，如删去附加成份，略去选词，用短句分述，改成“××轮胎保护链，省科技指导性项目，××厂研制，6月26日通过科委技术鉴定，属国内首创。”省去12个字,句貌由繁返简,合乎年鉴章法。
二忌“为”字词语句。年鉴对事实原委开门见山的记述,应力戒公文影响,开头用“为”连字造句，虽句式于语法通，而从年鉴行文则规范则不足。与其开头写“为了××”，不如改在结尾处作画龙点睛之笔。如某年鉴条目载：“为了加强基层组织建设，调整了部分支部的领导班子成员，强化了基层组织领导，使基层支部活动稳步、有序的（地）进行。”若去掉“为”字，变成“基层组织建设加强”放在段落结尾，同时去掉“了”“的”“使”字，省去7个字，句式变得更加规范。同时，另一类目句子可直接用陈述句表述，如“为纪念六一世界环境日，县环保局举办环境保护知识竞赛。”若将“为纪念”3字去掉，纪念目的亦自明了。再诸如“总数为”“降雨量为”“产值为”“上升为”“人均为”等等，同样属赘词累句之列，去“为”字不仅不影响文意，反而语句紧密利索。
三忌“共”字词语句。此类句式在年鉴中大致有这样几种类型。一是记其总数、全数，诸如“企业共××家”“职工共××人”“5年共投入××万元”。二是记其全域、全范围数，诸如“全省共”“全市共”“全县共”等。上述所列既言总数、全数，写全省、全市、全县，“共”义已明，故可省去“共”字。
四忌“对”字词语句。“对”在一般文体中运用较多，于年鉴则不宜。“对”字句一般以“对××进行”的形式出现，词句冗长，松散，古板呆滞。年鉴记述重在实际发生什么，不在“进行”什么，此为年鉴特性使然。诸如“对应届大学生就业率进行问卷调查”“对全市人口进行普查登记”“对传统剪纸艺术进行挖掘、整理”等等，改成“问卷调查应届大学生就业率”“普查登记全市人口”“挖掘、整理传统剪纸艺术”等等，句貌、句式迥异，句子由虚变实，字省句实，顺理成文。
五忌“已”字词语句。“已”在现代汉语中表示事情完成或时间已经过去。年鉴记述的是上年度实际完成或发生的事实，故“已”字可省去。诸如“全省已查出各类价格违法案件40件”“全县农业和农村经济发展水平已明显提高”。两例把“已”字去掉，文句通达。
六忌“了”字过多词语句。“了”是时态助词表示动作或变化已经完成。年鉴稿经常出现“进行了”“提出了”“取得了”“改善了”“达到了”“增强了”“推动了”“加快了”等“了”字句，年鉴记载的都是已发生了的事，记述的不是过程，而是重在结果，不用那么多“了”字。故“了”字在年鉴条目中大都可去掉。如某年鉴条目载“2001年××市体育中学与××体育学院联合办学加快了××市体育事业发展步伐。”以此规范要求，句中“了”字可省去。有的年鉴短短一段记载一连用几个“了”，单调乏味，甚至一节“了”字到底。如此累加，势必影响年鉴的严谨、雅洁，甚至影响年鉴的质量。
七忌非他（她）字词语句。年鉴作为资料性文献，需要作者站在客观角度，力戒主观印象。系统记述上年度本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况用第三人称它（他、她）字落实，忌用第一（我）、二（你）人称出现的句子。诸如其他经常在年鉴语言中使用。再如某年鉴人物栏目记其主要事迹述：“段××现××公司经理……全国‘五一’劳动奖章获得者……××年，他辞去××县副县长职务，到××厂组建××公司……他在任公司经理5年内公司连年上台阶……”“他”字用得自然贴切。
八忌随意增删数字后表示分寸文字词语句。年鉴语言中，在数字后面经常出现“近”“多”“约”“余”“许”“左右”等表示分寸的文字，这样的文字大多是经过对数据的直接或间接的慎重核算后才考虑加上的，表示数量的一个限度，是不能随意增删的。如某年鉴载：“纠正违章驾驶和消除事故隐患1.1万余起，治理黑车近1200台，查出‘非驾’600多人”。因某种原因，句中数字的准确度无从一一得到考证核实，经慎重查证计算，故用“余”“近”“多”字。
九忌非本色语言文字词语句。年鉴要使“每一个人都听得懂”(英国“报业之父”笛福语），适合群众的水平和需要，容易使群众理解和接受，禁止一切文白相杂的语言、俏皮话、方言土语（必要时加注）、感情色彩强烈的词语、命令式和教训口吻等非年鉴本色的语言句子，不出现空话、套话、不言自明的大实话、大道理以及穿靴戴帽的文牍用语。要用现成概念和明确的字眼、词句，避免出现错字、错词、错句，不用太偏僻、太古奥的字词，不能故弄玄虚，更不能生造词句，尽量避免含糊、模棱两可的字词，避免因用字词而出现有两种或多种不同意义、两种或几种可能解释的歧义句，其虽于语法通，但不能正确反映客观现实，易使读者产生误解，理解偏差，甚至一字之差造成错误或失实，有悖于年鉴概念准确、词义明确的要求。
十忌笼统词语句。“笼统”即缺乏具体分析、不明确、含混之义。年鉴语言要求严谨、准确，忌用不规范词语连句，诸如“很久”“最近”“以前”“此前”“目前”“日前”“当前”“以后”“日后”“今后”“此后”“随后”等词语。
十一忌模糊词语句。年鉴要求运用精确语言表述各种事物，一般不能出现诸如“大体”“差不多”“也许”“可能”“大概”“大约”“成倍增长”“附近”“周围”等模糊词语出现的句子。运用模糊词语时要坚持资料事实的准确性，语言概括要恰如其分。有时出于保密需要不得不采用模糊词语的句子也要注意分寸。
十二忌抽象词语句。抽象词语即不具体、笼统、空洞的词语之义。年鉴要求运用精确语言将过去发生过的事记述下来，指代必须明确。诸如“上级指示”“多数人认为”“专家认为”等抽象词语不能在年鉴语句中出现。
十三忌假设词语句。年鉴语言是用其特色语言，如实记述上年度发生过的事。有的年鉴用假设词语句，说明事情还没有发生，是预料结果，不属年鉴上年度记述范围之列，故年鉴语句中忌用诸如“如果”“假如”“即使”等假设之词。
十四忌推理词语句。年鉴所述之事、数据等要求实事求是、客观地记述结果，无须过多地去判断、分析，故在年鉴语句中忌用诸如“由此可见”“预计”等推理之词。
十五忌溢美夸张词语句。年鉴语言对事实概括要求准确，要写实、不浮夸，不滥用形容词和副词，否则歪曲史实的本来面目；行文要言简意赅，讲究文采，修饰得恰到好处，否则就会弄巧成拙。年鉴用词应该“有用而又美”，不可舍“用”求“美”，也不可舍“美”求“用”。年鉴语言一旦出现追求辞藻的华丽而滥用，故弄深奥怪异而趋于雕凿，不仅破坏年鉴语言的朴实性，影响阅读效果，还会以词害义，以致失去年鉴“鉴”的本质特征和功能。
十六忌代名词词语句。年鉴语言字斟句酌，精益求精，不失毫厘，不能因一字之差而影响整体质量。在年鉴中不能出现诸如“今年”“明年”“去年”“上月”“前日”“我市”“该市”“此市”“省里”“市里”等代名词，应该写清具体年、月、日、省、市等。有时为了节省文字，在时间名词上可用同年、是年、同月、是月、同日、是日等。
十七忌泛指词语句。年鉴语言要求专用名词准确，不用诸如“全国会议”“上级机关”等泛指词语出现的句子。
十八忌广告式词语句。广告一般是指通过报刊、电视、广播等形式向公众介绍商品、服务内容或文娱体育节目的一种宣传方式，而年鉴要求简练，不穿靴戴帽，不写套话，不承担宣传功能，不能使用诸如“誉满全球”“物美价廉”“别具一格”等广告式词语出现的句子。
十九忌绝对化词语句。年鉴语言要留有余地，不能说得太绝对化。年鉴每年都要编辑出版，今年说得太满，把工作成绩、成就打一个满分，以后的文章就不好做了。事实上，事物总是不断发展的，工作不可能没有缺点，没有疏漏，没有差距，不能动辄就用诸如“全国首创”“世界一流”“国际先进”“创历史最高水平”“进入世界前列”“做出巨大贡献”“发挥重大作用”“受到深刻教育”“最××”等类的过头话。
二十忌滥用简称句。年鉴是资料性工具书，又是“系列史册”，是给当代人看的，更主要是留给后人借鉴的。所以，在年鉴里不能使用诸如“哈站”（哈尔滨站）、“思政”（思想政治）等行业通用的不规范简称。
二十一忌非陈述句。年鉴记述时使用陈述句，不用倒装句，更不用疑问句和祈使句，记述而不描述。记述是朴实而简洁地叙述事件的始末，描述则是用生动形象的语言细致描述事件的过程。对待因果的记述，只能铺陈不能分析，只能讲“是什么”不能去分析“为什么”，忌用诸如“因为”“所以”“之所以”“是因为”等词语。
二十二忌宣传说教语言和文学语言句。宣传说教语言具有引导舆论、影响社会和传播媒介作用。文学语言可以利用比喻、夸张、衬托、排比、对偶等修辞手法，增强文章的感染力和文采。而年鉴忌用宣传说教语言和文学语言句。它不承担宣传功能，不要求文字有审美价值，要求语言朴实、述事真实，不能一讲生产就是“产值扶摇直上”，一讲经营就是“效益突飞猛进”，一说开拓就是“五洲四海”。如某年鉴载：“高射炮……共发射600余发37型人工降雨弹，结果‘龙王’乖乖听了人的话，全县普降了透雨。”执笔者用拟人和夸张的手法想写得生动些，结果反而失去真实性。
二十三忌数字表示冗繁句。年鉴行文中数字表示，一是书写不宜过长，如468372600元可写为4.68余亿元。二是尾数有多个0的整数数值一般可以万、亿作单位。诸如6万人次、7.89亿元等。三是简化语句。如某年鉴土副产品条目载：“土副产品购销以购代销，收购黑瓜籽600吨，比2001年增长20.0%；收购白瓜籽50吨，比2001年增长25.0%；收购西瓜300吨，比2001年增长50.0%；收购蓖麻籽1200吨，比2001年增长20.0%……”可写成“土副产品购销以购代销，收购黑瓜籽600吨，白瓜籽50吨，西瓜300吨，蓖麻籽1200吨，与2001年相比，分别增长20.0%、25.0%、50.0%、20.0%……”再如某年鉴计划执行情况条目载：“第一产业增加值29.5亿元，比2000年增长8.0%；第二产业增加值26.1亿元，比2000年增长19.9%；第三产业增加值27.7亿元，比2000年增长14.0%。”可写成“第一、二、三产业增加值分别是29.5亿元、26.1亿元、27.7亿元，分别比2000年增长8.0%、 19.9%、14.0%。”这样表述，句子更加精练简洁。
二十四忌量词过多句。年鉴语言量词用得过多将影响文字的流畅。如某年鉴载：“全县有4个区，10个镇，12个乡，172个村，868个社。“读起来很别扭，如去掉“个”字，将“有”字改成“设”字，逗号变顿号，则语句流畅得多，即改为“全县设4区、10镇、12乡、172村、869社。”
二十五忌日期不规范句。有的年鉴中对事件日期的记述不够规范，如对日期的表述，有的只写开幕日期，而无闭幕日期；有的把开幕日期、闭幕日期分两条写；有的把会议起止日期写在条文中间；有的在闭幕日期的条文中带出开幕日期。对时间相距不太远的大事，应该将其发展过程和处理结果写在一起。诸如“会议”“成果鉴定”“工程验收”等，将起止日期记在大事开头，按开始日期顺序排列。这种写法，句子比较规范，保持了大事的完整性。
二十六忌记后评住笔赘陈句。年鉴采用实录，即据事直书或直书其事的方法，客观地记载、记录事情和事件发生的时间、地点、人物、性质、原因、变化过程、最后结果等，直截了当，不躲不闪，不忌不避，秉笔直书，不掺半点虚假，不加评价，述而不论。虽然在记述一事物后可水到渠成地点出该事物的地位、性质及影响，但也只能是用一两句话作画龙点睛之笔，严忌住笔赘陈。 [10]
六、年鉴编排格式
由于年鉴是众手成鉴，为确保在编纂审核过程中做到直观、统一和方便，有必要对文稿的排版作必要的统一。根据《党政机关公文格式》要求，年鉴文稿的打印稿纸，一般应统一使用国际标准A4（210mm×297mm）型纸。稿纸左边留出装订线，装订线内不应有文字。每个条目另行写。条目标题前后加方头括号（【】）或其他符号，后空半字或一字间距接写正文。除“综述”可分段书写外，其他条目一般不分段编排。条目作者（包括供稿单位）在文后署名，条目作者名加圆括号署于正文下一行，顶右格。文章作者名署于标题之下。文章可署作者实名或撰稿单位名；条目一般不署单位名，撰稿人署实名，集体编写可署机构名。图片拍摄者（包括提供单位）在文字说明后署名，顶右格，加括号。
七、年鉴版面设计
年鉴的版面设计按照国家技术监督局的有关规定执行。
１．开本。根据《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》的要求，年鉴采用16开本（889×1194 mm）。
２．封面。年鉴封面应该印有书名、作者和出版者名，若书名是用汉字表达的，应印上其汉语拼音，汉语拼音要遵照《中文书刊名称汉语拼音拼写法》（GB 3259—92）执行。作者名不能与出版单位名称同处一行编排，出版者必须用全称，印在封面的下方，封面不能印有广告单位的形象。
３．书脊。书脊设计按照《图书和其他出版物的书脊规则》（GB /T11668—2001）执行。年鉴（及其护封）的书脊必须印上主书名和出版者（出版者名称用图案者除外）。书脊名称应与封面、书名页上的名称（或图案标志）一致，不应有文字和措辞的变化。出版单位名称应用全称，印于书名的下方，可竖排，也可横排。作者名可以不印，但如有足够空间，还是应加上作者名。如果以期刊出版，书脊名称应包括期刊名、卷号、期号和出版年份。
４．封底。应印上书号及其条码和定价。出版单位的编辑、校对、装帧设计责任人员名单，如有必要，也可印在底封上。
５．封二、封三。一般保持空白，但也可根据整体设计的需要，设置一些文字（尤其是图书宣传文字）或装饰图案等。
６．书名页。书名页按照《图书书名页》（GB/T 12450－2001）执行。
书名页是图书正文之前载有完整书名信息的书页，包括主书名页和附书名页，但只有主书名页是任何图书必备的结构部件。主书名页应置于书心前；如有插页，则置于插页前。主书名页包括扉页和版本记录页两个部分。扉页（又称“内封”）位于主书名页的正面（即单数页码面），提供版权说明、图书在版编目数据和版本记录。版权说明（排印在版本记录页上部位置）一般以版权符号开头，后列著作权人名称和首次出版年份。图书在版编目数据（置于版本记录页的中部位置）版本记录置于记录页的下部位置。
７．目录。目录编排设计应区别于正文。目录中的标题一般按实际需要而定，字级大多以与正文相同的字级为最小一级标题字级，其上各级标题的字级相应递增。标题的字体，必须按由重到轻的原则选择，如一级标题用黑体，二极标题可用楷体或宋体，三级标题用宋体或仿宋体等。目录中的标题和页码必须与正文一致。
８．书眉。一般在双码面排上一级标题，单码面排下一级标题，如双码面排栏目标题，单码面应排分目名称。同一页上有两个以上同级标题的，用最后一个标题。
９．正文。年鉴信息容量大，具有工具书的特性。因此，对正文的编排设计也需要大载荷量版式,保留住工具书大容量的版式特点,保持住工具书紧密、庄重的版式风格。年鉴主体文字一般为横排，分双栏或三栏。正文不留空白页，每个栏目末尾留白应不超过三分之一页。年鉴正文字体的设计，既要考虑版面容量，也要考虑读者视力。随文图片和表格设计要适中，既不能占用大量版面，也要考虑清晰和美观。[11]
10．索引。年鉴索引前一般都有索引说明，包括排序方法、索引组成等，索引标目与篇（分）目题目相同时后者多用黑体标出，以示区分。索引组成（主体结构）一般包括标目（索引词）+页码+栏号的形式，栏号用a、b、c等来标示。
八、年鉴的审编与校对
审编和校对环节是任何书籍或刊物必经的程序，且审核编辑和校对的总体要求、基本方法、主要任务都是基本一致的。
（一）审编年鉴的总体要求
审核编辑年鉴的总体要求可以从以下三个方面把握。
第一，主要通过逐字逐句地审读加工，发现书稿在装帧、内容、体例、引用材料、语言文字、逻辑推理等方面的问题并予以改正，使装帧更加美观，内容更加完善，体例更加严谨，引用材料更加准确，语言文字更加通达，逻辑更加严密，消除一切技术性、常识性差错，杜绝出现原则性错误，并符合排版要求。
第二，要严格避免自以为是，轻易相信自己对有关知识的一般性记忆，对觉得不能肯定的内容，要通过查阅工具书、国家有关规定、询问同事、向作者核对等方式，做出正确的处理。
第三，编辑加工过程中要严格按照《校对符号及其用法》（GB/T 14706-93）执行，严禁图省事省写或自创符号。改稿不用铅笔和圆珠笔，三审须用三种不同的颜色笔改稿；在电脑上改稿必须留下原稿和改稿者的修改痕迹。
第四，要增强责任心，力争在初审和编辑加工过程中消灭掉原稿中的全部错误，不得有依赖复审、终审的想法，对复审、终审中提出的问题有不同意见可以提出复议，对确认的错误要认真修正，并找出漏错原因，以期提高编辑水平。
（二）审编年鉴的主要方法
审核编辑年鉴，其主要方法有以下几种。一是修饰，即对文字做修改润色，使表达更加准确；二是改错，即改正不当提法和错别字等；三是校订，即根据可靠资料，订正引文、事实、数据等差错；四是增删，即对原文作少量的内容增删；五是整理，即根据排版要求统一体例、用字用语、书写格式、字体字号、标注说明等；六是写辅文，如内容提要、出版说明、编者注等。
编辑加工中既要尽可能地消除有关规定范围内的全部错误，又要做到尊重原作，即可改可不改的不改（比如原稿这样表述完全可以，没必要改成另一种表述方式），发现问题及时同作者取得联系，经充分沟通后加以修正。
（三）审编年鉴的具体任务
审核编辑年鉴，其具体任务概括起来，主要有以下几项：
一是篇、目层次及体例的加工整理。年鉴是“众手成鉴”，往往出现前后不一，层次不清，目录与正文不符，技术规格混乱等问题，需统一规范整理。
二是人物、事实、时间和引文的核对。人名容易混淆，事实叙述容易有出入，时间容易颠倒，特别是引文容易出错。加工整理时要根据国内外有定评的工具书及原著检查，有不同版次的应依据最权威的版本。书稿引文要有注释，引同一种书的版本应当统一，注释的版式、格式、注码符号及其位置应当统一。
三是语言文字、标点符号的检查。不规范的字和错别字、使用不当的标点符号要加以改正。对字体笔画较多或难以辨别或易混淆的字，编辑做改正或添加时一定要描画清楚，或作特别提醒（如祇、祗，袄、祆，戊、戌、戎、戍，赢、蠃、羸、嬴等极易出错的字，在改正时除将正确字按校对符号写在圆圈内外，应在一旁标出：祇，氏下无点；或祗，氏下加点等）。数字用法要按照国家标准核改。对文中引加的外文要进行核对，外国人名要按国家规定的统一译法。将手写体改成印刷体。汉语拼音要遵守拼写规则。成语典故应核校准确。
有些字、词、标点的用法，可此可彼均不属于错误的，在用法上要全书统一。
此外，应特别注意字体、字号、字间距，标点符号的全角、半角，字母的大小写，以及标点书写在引号、括号内与括号外等方面易出现的错误。
四是插图、表格、符号、计量单位的检查。图要绘制准确，缩放比例适当；文字与图表位置内容相符；表格中的文字、数据、计量单位和百分比尤易出错，一些已经废止使用的计量位要换算成法定单位。
五是国名、地名、人名、单位名的检查。以上名称一是容易在不同地点不同时间上出现重名或错写；二是容易涉及政治问题，必须认真核查，采用正确的、法定的名称，以免造成大错。
六是目录、注释、索引等辅文的检查。要对照正文核对有无脱漏和是否一致，注释内容有无问题，互见处有无矛盾，标示页码是否正确，著录格式是否规范等，并尽量查对原书。
七是繁简字的使用与繁简转换。繁简字的使用与转换是编辑加工中要特别注意的问题。按国家相关法律及规定，现行出版物一律使用规范汉字，凡违反此规定者，在图书质量考查中一律按错字对待。值得注意的是，历史人名及部分地名中的繁体字、异体字一般保留不变。
八是注意书稿内容的政治倾向。举凡涉及党的基本路线和现行方针政策、对党和国家领导人的评价、国家法律、国界、主权、政治、外交、军事、统战、宗教、民族、保密等重大问题，以及涉及淫秽色情、封建迷信、荒诞无稽等内容，不论明显的或隐性的，均应认真审读，慎重对待。个人拿不准的，应随时向总编辑或主管领导请示汇报，及时做出修改或提出处理意见。
为提高编辑水平，保证图书质量，编辑工作人员要认真学习编校基本规范方面的规定，包括文字规范、词语规范、语法规范、标点符号用法规范、数字用法规范、量和单位的用法规范、版面格式规范、常见知识性错误举例、图书质量管理规定、图书编校质量差错率计算方法等，在拿捏不准的情况下要及时查阅此类资料，以做出正确判断。
（四）年鉴的校对
校对是年鉴编纂过程中一个重要环节，是编辑工作的继续，也是保证年鉴质量的重要条件。年鉴的校对次数按实际需要确定，一般为3个校次，以印刷厂毛校后的校样与原稿对照进行校对。为缩短出版时间，减少改版次数，可采取连校的方法。即将校对完了的校样，不经改版转给另外一个人再校对一次（用两种颜色的笔改稿），然后送给印刷厂改样。终校要求由具有中级职称以上专业校对人员完成。制成软片后，需由主编通读软片，以解决漏改问题。
年鉴校对工作的任务是：
1．改正校样上的错字、倒字、横字、缺字，以及接排、另行、字体、字号等错误；
2．改正符号和公式等错误；
3．检查版式是否合乎要求，包括标题、表题、图题是否偏斜，字体字号是否统一，页码是否连贯，有无书眉等；
4．检查目录、注解和参考文献的次序和正文所标号码是否吻合；
5．注意图、表格、数学公式、化学方程式等的地位是否恰当、美观；
6．校正图的位置，注意方位的平正；
7．检查行距是否匀称、字距是否合乎规定；
8．统一全书各级标题。[12]
参考文献
[5] 鲍秋芬.谈地方综合年鉴大事记的编写[J].《年鉴信息与研究》，2009年Z2期
[6] 同“[5]”
[7] 阮关水，年鉴条目选材及撰写方法[EB/OL] .http://blog.sina.com.cn/s/blog_945a078e0101am6n.html
[8] 衡中青.浅议年鉴索引的编制[J].《中国索引》，2010年02期
[9] 姚洪波.年鉴的文体和文风[J].《年鉴信息与研究》，1997年03期
[10] 张万田，张建和，张富.志鉴语言文风“三十六忌” [EB/OL]http://blog.sina.com.cn/s/blog_5013528a01007sne.html
[11] 黄泽霖.确认工具书版式设计原则 提高年鉴版面利用率［J］.《年鉴信息与研究》，1996年03期
[12] 杜焕生.浅谈年鉴校对问题［J］.《年鉴信息与研究》，2001年01期
注释
⑤司马迁（前145年或前135年－前86年），字子长，左冯翊夏阳（今陕西韩城）人，是中国古代著名的史学家和文学家。他撰写的《史记》被公认为是中国史书的典范，因此被后世尊称为史迁、太史公。
⑥徐无党 (1024—1086)，初名光，五岗塘村人。北宋皇佑五年(1053)省试第一，赐进士出身。初任郡教授，升著作郎。转任政和殿学士。
⑦李少先，辽宁省清原县人。辽宁广播电视大学学报主编，编审，辽宁大学及北方广告学院客座教授。在文艺学、写作学、编辑学、地方志编纂学、辞典编纂学、教育学、道德学、古籍整理等领域都有论著出版发表，多为填补空白之作。所著《方志编纂知识》是新中国建国以来第一本专门研究地方志编纂规律与技巧的专著，对我国修志工作起了启蒙作用，著名方志学家董一博给予很高评价。
