青志办〔2011〕24号
西宁市、各自治州、海东行署地方志办公室，省委、省政府各部门，省纪委、省人大、省政协办公厅，省法院、省检察院，省军区、省武警总队，各群体团体、新闻单位，各民主党派地方志办公室、各企业：
为保证青海省第二轮地方志书编纂工作有序进行，规范资料收集、整理、保管和长编工作，提高志书编纂质量，根据国家、省有关地方志工作的规定，结合工作实际，拟定《青海省地方志重视和加强资料工作及编辑资料长编若干规定》，现予以发，请遵照执行。
青海省地方志办公室
二〇一 一年十月二十日
青海省地方志重视和加强资料工作及编辑资料长编若干规定
为了重视和加强全省二轮修志中的资料收集、整理、保管和编辑资料长编工作，特制定本规定：
第一条 资料的地位。资料是志书的生命线。《地方志工作条例》关于 “地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献”的规定，表明了资料是志书的基础，资料性是志书的本质属性。志书的资料性既包含资料含量的多少，也包括资料的系统、全面、准确程度，资料工作贯穿于志书编纂的始末，决定着修志工作的质量及成败，应予高度重视。
第二条 资料来源。志书资料来源主要有四个方面：
1.文字资料。包括档案、统计报表、图书、谱牒、文件、法规、会议记录、章程、总结、论文、调查报告、简报等，是志书资料的主要来源。
2.音像网络资料。包括照片、光盘、录音带、录像带、网络资料等。
3.实物资料。是指具有历史价值的实物，包括重要遗址、遗迹、遗物、纪念设施、基础设施、文物、地图、照片、书信、日记、奖状、证章、票据等。
4.口碑资料。又称“活”资料，包括回忆录、历史见闻、民歌、民谣、谚语、方言、曲艺、民间故事、逸闻轶事、口传文学与艺术等。
第三条 资料要求。资料是志书的基础，应达到以下基本要求：
1. 真实、准确。
（1）经过鉴别、考证、核实，时间、地点、人物（单位）、事实、数据等准确。
（2）对有歧义但不可或缺的资料，可多说并存。
2. 全面、系统。
（1）自然、政治、经济、文化、社会、人物等方面的资料齐全。
（2）反映事物发生、发展过程的资料连贯、系统。
（3）人、事、物，时间、地点、经过、结果等要素齐备。
3.具有代表性、权威性。注重使用原始资料和确凿资料。
第四条 资料收集范围。志书编纂的过程，是搜集、整理、考证资料的过程。搜集资料的范围：
1.时间范围。指志书的上下限时间。关于断限时间，志书有一个特许原则：即考虑到事物记述的完整性，对一些确有必要突破上限或下限时间记述的事物也允许将记述时间适当上溯或下延。
2.空间范围。是指志书记述的地域范围，如省志是记述一省行政区域范围内的各种事物，搜集资料就要在全省而不是个别地市的地域范围。
3.专业范围。省志各分志都有自己特定的记述对象，搜集资料时要站在志书记述对象全局的角度和高度。由于职能交叉，承编单位要打破部门界限搜集与自己承编志书相关的资料，不能只搜集本部门职能范围内的资料，有关承编单位应配合支持，帮助搜集提供。
第五条 资料重点。资料要博采精收。第二轮修志应精收以下方面的资料：
1.反映中共十一届三中全会后，改革开放、经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态建设、党的建设、经济体制和政治体制改革等情况及其所产生的新面貌、新成就的资料。
2.体现社会主义新风尚、新道德的资料。
3.突出时代、地方、专业、民族等特色的资料。
4.说明事物发展变化因果关系的资料。
5.含有高新技术生产、科研的资料（不得与保密规定相冲突）。
6.有为前志正误作用的资料。
7.有补前志未涉及或断缺的资料。
8.有入志价值的实物资料和口碑资料。
第六条 资料鉴别。考证鉴别资料的方法主要有五种：
1.书证：将有关同一事物的不同记载进行对照比较，以文字资料印证鉴别文字资料，以求得准确或接近准确的结论。
2.物证：以实物资料来验证文字资料或口述资料。这种方法运用较多，一般比较可靠。
3.人证：以口述资料或当事人、知情者（包括熟悉本行业或本事件的专家、学者和领导干部）或见证人来考证、鉴别文字资料。由于人的记忆存在偏差和主观性，不能轻率地用口述资料否定文字资料。这种方法应谨慎，注意使用多数人的口碑资料，不能用一人的口述资料轻易否定文字资料或多数人认同的口碑资料。口述资料应与其他相关资料印证使用。
4.理证：即以个人学识和逻辑推理的方法辨别资料的真伪，一般在缺乏佐证的情况下使用。
5.排比对证：即对有关同一问题的各种资料进行相互对照比较，发现矛盾，深入研究，本着实事求是的原则，多方求证取证，在占有丰富资料的基础上，将记载同一时间、同一地点的同一事物的各种资料集中在一起相互分析研究，辨别真伪。
第七条 矛盾资料处理。在各种资料之间发生矛盾时，一般可按以下原则处理：
1. 档案资料和图书资料有矛盾时，应以档案资料为准。
2.内部资料和外部宣传报道有矛盾时，应以内部资料为准。
3.亲身经历者的口述资料和旁证者的资料有矛盾时，应以亲身经历者资料为准。
4.当事人的资料和参与者的资料有矛盾时，应以当事人的资料为准。
5.距历史事件时间、地点近者资料与远者资料有矛盾时，应以近者为准。
6.法定的统计资料或政府授权发布的统计资料与其他渠道获得的统计资料有矛盾时，应以法定的统计资料或政府授权发布的统计资料为准。
第八条 资料整理。使用涉密资料，注明密级，并按保密规定处理。资料整理是资料工作的一部分，主要有三个环节：
1. 编号登记。可按篇章节目序号统一编号，登记内容：
（1）资料来源、资料名称、资料性质、资料内容简介。
（2）登记整理结果，如材料重复情况，与其他同一资料有无出入，内容参考价值大小等。
2.填写资料卡片。建立资料加工卡，要求做到及时、分类、一事一卡或一事几卡。要求做到“五要”、“四不”、“三注意”。
（1）五要，即取舍要合理，意思要完整，抄写要标准，字迹要清楚，要用钢笔填写。
（2）四不，即不改变原文，不涂改，不漏抄，不滥用简化字。
（3）三注意，即注意断节摘抄用省略号，不把一个完整的记述摘抄得支离破碎，抄后校对原文。
3.立卷保存。无论是从什么渠道搜集来的资料，都一律归类立卷保存，运用时便可直接获得某一类事物的全部资料。
（1）资料整理应从有利于保管和利用的角度去考虑，对通过建卡归类的大量资料必须仔细核对，分章立卷。资料立卷不能跨章，也就是一卷一章，不能数章一卷，但一章资料过多时则可立数卷，并按时序编号。
（2）各卷资料均要在卷面附上本卷资料目录，内容包括登记流水号，资料名称（这两项与登记薄一致），另外再加上分类顺序号，即指该资料在本卷资料中的分类顺序号。
（3）图照音像资料可按照文字资料类别归类，分别装订到相应的文字资料类别中，无须另行造册，以便使用。
（一）《* * *志》文字资料摘录卡
第 页，共页 分类号 资料类别 资料性质 资料标题（原题、自拟） 名称 年 月 日 卷（期、版） 第 页 作者 藏所 摘录方式 摘录人 摘录时间 |
内容摘要： |
（二）《* * *志》口碑资料采访记录卡
第页，共页 分类号 资料类别 采访主题 被采访人 性别 年龄 学历 职务（职业） 被采访人 单位 住址 被采访人 签名 采访人 采访时间 采访地点 |
内容摘录 ： |
（三）《* * *志》电子文本资料下载卡
第 页，共页 分类号 资料类别 资料性质 资料标题（原题、自拟） 网点名称 网点类别 栏目 上传（储存）时间 作者 下载摘录方式 下载摘录人 下载摘录时间 |
内容摘要： |
制卡规格：
1、卡头用5号楷体；
2、A4纸打印，小4号宋体，行距20磅。制卡时注意最好“一事一卡”，可能摘录不下“一事”时，可印制续页。续页在前表所示基础上保留卡名，将右上角“第 页，共 页”改为“续 页，共 页”，同时删掉卡头五行内容即可。
第九条 资料保管。地方志书资料保管工作，是指对地方志书编纂过程中产生的所有资料，按防止自然损坏、避免人为流失、方便人们使用等要求，由专人按照一定规范要求整理管理的工作。地方志书资料保管工作贯穿资料工作始终。搜集阶段的资料登记、整理阶段的分类立卷归档，是资料保管工作的重要组成部分。
1. 资料保管工作的对象：
（1）地情资料。客观反映、记录本行政区域内自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的信息载体，形式包括文字资料、口述资料、图表资料、音像资料和实物资料等。
（2）修志工作档案。在志书编纂过程中形成的包括修志机构和人员资料、修志工作方案或规划、修志篇目、修志文件和简报、工作总结、会议和活动资料以及各区县、各承编单位在工作中形成的与修志相关的其他材料。
（3）阶段性成果。编纂过程中形成的资料卡、资料长编、志书初稿、送审稿、终审稿等。
2.资料保管的方法：
（1）明确职责。各承编单位负责收集、保管所承担编纂志书的资料。
（2）健全保管制度。修志单位应当有《志书资料工作管理规定》。配备专职资料工作人员和保管资料的专门设备，建立保管资料的各种规章制度，是资料保管工作的基本条件。
3.不同类型资料的保管要求：
（1）所有文、图资料要及时整理，做到保存规范，完整有序，不缺不漏。
（2）各类资料中的文字，要内容真实、准确，收录时重记载略评议，整理时对其中的人物、年代、数据要核实无误。报告、总结、重要指示、讲话、访谈记录及表格等要注明来源，标明时间。照片、图表、实物等要附有详细说明文字。
（3）录音、录像、光盘、数码存储产品等形式的资料要完整、清晰，可复制，可使用，外包装要准确清楚标明编号、主题词、简介、时间、人物等要项。
（4）资料工作人员既是原始资料的搜集人、使用人，也是原始资料的保管人。完成资料工作任务后，他们是这些原始资料、初加工资料的移交人。因此，资料保管工作必须从资料搜集阶段开始，实行“谁搜集、谁保管、谁移交”的资料保管工作模式。
（5）按方便使用的原则管理资料。地方志书资料除了用作存史，更多用于当代地情研究。资料保管和利用工作需要统筹考虑。不能因强调保护资料而妨碍资料的使用，也不能迁就一时方便而不顾及资料的保护。在提供方便使用的各项服务时，要建立资料管理工作的各项制度和技术措施，防止资料丢失。
第十条 资料长编格式。资料必须编纂成资料长编。资料长编既是编纂志书的基础性资料，又是审稿时需提供的备查资料。资料长编一事一条，注明资料来源。资料长编的一般编排顺序（基本形式）如下：
1.资料长编编号，由资料长编代码和事条顺序号构成。资料长编代码用阿拉伯数字表示，用连字符连接，依次表示分卷、篇、章、节、目顺序，如“6-2-1-1-1”表示第六卷第二篇第一章第一节第一目。事条顺序号连排于代码之后，用连字符连接。
2.事条标题，由编辑者根据具体内容及所属门类拟订，做到题文相符，简洁明了。
3.资料长编正文（含资料说明）。
4.资料来源。
5.资料长编编辑者，包括资料长编编辑人或编辑单位名称。
6.资料长编编辑时间。
第十一条 资料长编类型。资料长编采用汇编型、纂辑型和撰述型三种，二轮志书一般采用汇编型即可。汇编型资料长编是辑录与本门类事物相关的资料。重要文献资料，可全文收入。凡节录、剪裁原始资料，必须保持资料内容的原始面貌，不得修改。段落内容有删节的，应在删节处加删节号[……]。
第十二条 资料标引。资料来源标注规范、明确。标注单位、文件、图书、报刊等名称，使用全称或规范简称。文件名、书名、报刊名，均使用书名号《》。资料引用著录格式参照国家标准《文后参考文献著录规则》（2005年）。
1.引用文献资料。其中，著作的著录格式为：作者、书名、出版地、出版单位、出版日期、版次、卷（册）号（期号）、页码，如“司马光编著：《资治通鉴》，北京：中华书局，1956年6月第1版，第724页”。
2.引用文书档案资料。其中，文件著录格式为：发文单位、文种、文号、密级、文件标题、发文日期，如：“国务院办公厅，国办函[2010]17号，《国务院办公厅关于印发玉树地震灾后重建总体规划的通知》，2010年6月9日发”。
3.引用报刊资料。著录格式为：作者、文章标题、报刊名、刊发时间、版次，如“张利锋：《中国西部第一房车营地落户青海湖》，《青海日报》2011年10月12日，第1版” ；“黄留珠：《中国古代的几种储才形式》，载《人文杂志》1987年第1期，第9页”。
4.引用网络资料。著录格式为：作者（或署名），文章名称，网页地址、日期，属于特定栏目的要注明栏目名。
5.引用图片资料，包括图片标题，作者，拍摄时间、地点、图注。
6.引用口碑资料。著录格式为：被采访人单位和姓名、采访主题、采访时间、采访地点、采访人。
附件：资料长编格式.doc
